Kontraktsbud er en integreret del af processen med tildeling af enten private eller offentlige kontrakter til kvalificerede virksomheder. Virksomheder, agenturer og enkeltpersoner annoncerer projekter, som de har brug for ved at sende kravene og åbne processen for at byde. Entreprenører, der kan opfylde jobkravene, afgiver kontraktbud, der beskriver hvordan de foreslår at gennemføre projektet og til hvilken pris. Efter udbudsperioden er kontrakten tildelt den laveste budgiver. Kontraktsbud kan dække et bredt udvalg af tjenester, herunder byggearbejde, leverandører, el-, VVS- og offentlige projekter. De største kontraktbudsektorer er i føderale, statslige og lokale myndigheder, hvor kontraktbudgivning normalt kræves ved lov.
Fungere
Funktionen af et kontraktbud er at skabe en retfærdig kontraktstilladelsesproces. Kontraktsbud giver mulighed for ethvert firma, der kan opfylde kravene i firmaet eller agenturet, der tilbyder kontrakten, en chance for at prøve at lande jobbet uden at skulle bekymre sig om partisanship eller urimelig konkurrencepraksis. Kontraktsbud giver også nogen, der søger en entreprenør, mulighed for at få jobbet til den lavest mulige pris. Dette tilskynder til konkurrence, hvilket er afgørende for en åben markedsøkonomi. Med hensyn til statslige og føderale kontrakter hjælper processen med at holde tildelingen af kontrakter i offentlighedens øjne og spare skatteydernes dollars.
typer
Kontraktsbud er designet til at opfylde kravene i de tre grundlæggende typer af budforslag. Nogle kontraktbud er forseglet, og andre er åbne for revision. De tre typer af kontraktbud er: Invitationer til bud (IFP) kaldes også forseglede bud og anvendes generelt af virksomheder eller agenturer, der søger forsyningsselskaber eller byggeservice. IFP-forslaget indeholder kontraktspecifikationerne, og tilbudsgiverne skal opfylde disse krav for at være berettiget til vederlag. Disse typer af kontraktbud er forseglet, så snart de er indsendt og kan ikke ændres under eller efter tilbudsprocessen. Manglen på forhandling gør dette til en meget konkurrencedygtig form for kontraktbudgivning, hvor kontraktindehaveren opretholder en tæt kontrol over hele processen. Request for Quote (RFQ) ligner en IFP, hvor kontraktspecifikationerne er omtalt grundigt i forslaget. Men med en RFQ har kontraktbydere lov til at mødes med firmaet eller agenturet, inden de afgiver bud om at stille spørgsmål eller diskutere forskellige spørgsmål. Disse bud er nogle gange åbne for revision og ændring, efter at de er blevet indsendt. Request for Proposal (RFP) er et kontraktforslag, der normalt bruges til en specialiseret tjeneste, hvor det er svært for en kontraktindehaver at estimere et bestemt dollarbeløb. Virksomheden eller agenturet, der tilbyder kontrakten, giver en generel ide om de tjenester, den søger i sit oprindelige forslag. Kontraktbydende skal normalt deltage i forudbudsmøder, hvor kontraktkravene drøftes og defineres nærmere. Kontraktbydende afgiver bud, som indeholder specifikationer for projektet, og de fastsætter dollarbeløbet. RFP kontraktbud er ofte åbne for genforhandling under kontraktprocessen og efter kontrakten er blevet tildelt.
Tidsramme
De fleste kontraktbudgivningsprocedurer indebærer en tidsramme, som kan vare i et par uger til et par måneder. Den sædvanlige budgivningsprocedure løber som følger: 1. Budforslaget offentliggøres offentligt, normalt enten i aviser eller på en hjemmeside. Forslag kan annonceres i en uge eller op til en måned. Forslaget indeholder kontraktspecifikationerne og giver vejledning om, hvordan man får en forslagspakke. 2. Virksomheder indgive deres tilbudsforslag. Nogle gange kræves en forudbudskonference, hvor de to parter kan mødes og diskutere kontraktdetaljerne. 3. Budene åbnes på en forudbestemt dato. De læses, og det bud, der nærmest opfylder forslagskravene til den laveste pris, tildeles kontrakten. Den vindende budgiver underrettes derefter normalt gennem et tildelingsbrev.
Overvejelser
Der er mange vigtige ting, man skal overveje, når man sammensætter et kontaktbud. Den første ting at overveje, er, hvordan budgiverens selskabsprofil passer ind i den potentielle kundes behov. For eksempel overvejer de fleste føderale og statslige organer bud, der er placeret af virksomheder, der ejes af kvinder eller minoriteter, før andre budgivere. De tager også højde for virksomheder med store mindre arbejdsstyrker og virksomheder fra geografiske områder, der er udpeget som økonomiske udviklingszoner. Andre ting, der skal overvejes, når du afgiver et bud, inkluderer: udstyr, der måtte være købt eller afskrivningsværdien på udstyr, der allerede ejes, betalingsplaner, arbejdskraftomkostninger inklusive lønningsløn, skatter og fordele, overhead, omkostninger ved binding og fortjeneste margen. Næsten alle kontraktbudpakker skal indeholde disse varer, normalt i et specificeret budark. En anden form, der indgår i de fleste kontraktbud, er en ekstra arbejds- og forandringsfordeling. I denne form skal budgiveren overveje, hvad der sker, hvis der er ekstra arbejde, der er nødvendigt for at gennemføre projektet, der ikke var detaljeret i det oprindelige forslag. Budgiveren skal udarbejde en plan, der giver et groft skøn over omkostninger og tid, hvis en sådan begivenhed opstår, eller hvis der kræves en øjeblikkelig ændring i sidste øjeblik.
Advarsel
I de fleste kontraktbudsituationer er den laveste budgiver tildelt kontrakten, men kommer ind i budprocessen for første gang, mange budgivere begår ofte fejlen ved at underbide et kontraktforslag. Dette kan resultere i, at selskabet mister penge eller ikke kan opfylde projektets krav. Budgivere skal nøje overveje, hvor meget kontrakten vil koste dem med hensyn til arbejdskraft og forsyninger, mens de stadig driver med en fortjenstmargen. En måde at undgå underbud på er at undersøge, hvor meget andre virksomheder opkræver for at udføre lignende tjenester. I tilfælde af offentlige kontrakter er agenturer forpligtet til at indsende tidligere kontrakter, som giver virksomhederne mulighed for at se, hvor mange andre virksomheder der har bud på lignende kontrakter.
