Medarbejderdeltagelse i møder er ofte vigtig for at sende konsekvente meddelelser til en virksomheds arbejdsstyrke og til at tegne nye og kreative ideer fra medarbejderne. Tilskyndelse til medarbejdere til at deltage og bidrage til møder, men især når de er valgfrie, er ikke altid en nem opgave. At tage nogle skridt til både at informere og støtte medarbejdere sammen med nogle underholdende aktiviteter, der smides ind, kan hjælpe med overtalelsen. Med en track record af vellykkede møder, kan du opleve, at medarbejderne vil begynde at volontere at komme.
Planlæg mødet på et tidspunkt, hvor de fleste medarbejdere vil være tilgængelige for at deltage og på et sted, der er praktisk. Planlægningskonflikter udgør ofte en barriere for mødemøde. Fjernelsen af denne barriere og nem adgang til mødelokalet eliminerer to grunde, som ansatte kan nævne for ikke at gå til mødet. Hvis emnet for mødet ikke er presserende, planlæg det for en langsom årstid, hvor medarbejderne ikke har travlt med kunder eller projekter. På denne måde vil du være mere tilbøjelig til ikke blot at få medarbejdernes tilstedeværelse, men deres opmærksomhed.
Fremhæv mødernes værdi for medarbejderne og informer dem om deres emne forud. Distribuer en detaljeret dagsorden til alle og fremhæv punkter, der beder om medarbejderindgang. Medarbejdere vil være mere tilbøjelige til at deltage i et møde, hvis de ved, at input kommer til dels fra sig selv og deres kolleger. Medtag som supplement til dagsordenen alle de oplysninger, der kræves for medarbejderne til at yde effektive bidrag.
Byg en historie med effektive møder, som medarbejderne nyder at deltage i, og hvor deres input er blevet lyttet til. Denne historie vil gøre det nemmere at overbevise medarbejderne om at deltage i et møde i fremtiden. Lyt til medarbejdere under diskussioner og inkludere deres bemærkninger i møderne efter mødet. Hvis der er foretaget ændringer som følge af noget, som en medarbejder har foreslået, gør det kendt. Selvom bemærkninger fra alle medarbejdere ikke bruges senere, anerkender den generelle karakter af alle bidrag i de offentligt tilgængelige minutter, så medarbejderne kan se, at de er blevet hørt.
Medtag praktiske aktiviteter under møder, så ændringen af tempoet vil fungere som et incitament til at deltage. Hvis der tilbydes en træningssession på en ny version af virksomhedens software, spørg generelle kendskab og popkultur trivia spørgsmål i løbet af sessionen og tilbyde præmier som godisartikler til korrekte svar. Hvis du foretrækker at være på emne, skal deltagerne deltage i grupper og arbejde på øvelser, der involverer det, de lærer. Giv præmier til gruppen færdig først.Vær kreativ med spil og aktiviteter for at holde folk interesseret.
Tilbyde incitamenter til at deltage i møder, såsom snacks og lige dørpriser. Nogle gange er linjen "Forfriskninger leveret" på en distribueret dagsorden tilstrækkelig til at få medarbejdere til at deltage i et møde. For dem, der har brug for lidt ekstra push, kan chancen for at tage hjem nogle firma swag måske bare gøre tricket.
