Styring af pengestrømme er vigtigt for enhver virksomhed, og det er afgørende for små virksomheder, hvor hver øre tæller. Et regnskabsinformationssystem kan kun hjælpe i denne proces, som indebærer kontanter, varebeholdninger og salgsoplysninger. Et edb-system kan give dig information meget hurtigere end nogen manuel regnskabskasse, hvilket gør det til et værdifuldt værktøj til styring af kontanter og lagerbeholdninger.
Salg
At genkende salg er det første skridt i indtægtscyklussen. Regnskabssystemet indregner et salg som en stigning i indtægter sammen med og forøgelse i kontanter eller tilgodehavender. I detailvirksomheder skal lagerbeholdninger også reduceres - denne type transaktion behandles automatisk ved hjælp af et edb-system. Mange virksomheder anvender en salgs-software, som gør det muligt at scanne genstande, og data overført til et regnskabssystem i realtid, en stor fordel ved styring af kontanter og varebeholdninger.
Betalinger
Betalinger, nøje overvåget af ledelsen, øger pengestrømme. Afhængigt af virksomhedstypen kan betalingerne være i form af checks, kreditkort, kontanter, ledninger og pengeoverførsler. Disse transaktioner indfanges i regnskabssystemet gennem manuelle journalposter eller grænseflader fra andre systemer. Nogle virksomheder har specielle tilgodehavender moduler, der anerkender ikke kun regnskabsdata, men også detaljer om salg, vilkår, kontakter og andre oplysninger. Når en betaling er modtaget, kommer regnskabsføreren ind i betalingsoplysningerne i modulet, som strømmer ind i hovedbogen.
Forsendelse
Forsendelse er en vigtig del af indtægtscyklussen. I integrerede systemer afspejles forsendelsesaktiviteterne i hovedbogen, hovedsagelig på lagerområdet. Systemet indsender alle egnede transaktioner bag kulisserne, så medarbejdere, der arbejder på lageret, ikke behøver at vide regnskab for at udføre denne aktivitet korrekt. Fragtfunktionen består af to dele: Valg af vare fra lager og fragt. Stregkoder bruges ofte til at fremskynde denne proces, dokumentere og formindske lagerregnskaber.
Rapporter
Et regnskabsinformationssystem kan generere rapporter, der bruges af ledelsen til at træffe beslutninger over økonomiske forhold. Nogle almindelige rapporter er rapporter på lagerniveau, trendanalyse og tilgodehavender, der forøger rapporter, som fortæller en leder, hvem debitorerne er, hvor meget de skylder og hvor længe. Faktisk kræver Wisconsin ældre rapporter fra visse offentlige myndigheder kvartalsvis for at overvåge pengestrømme. Uden et computersystem ville det være meget svært at producere disse detaljerede rapporter i en rettidig og effektiv sag.
