Riding besætning på din lager er en af de mest udfordrende ting om at drive en virksomhed. Fra den operationelle side af ting vil du altid gerne vide, hvor meget produkt der er til salg, og hvornår får man mere. Dine regnskabskunder vil også have brug for nøjagtige varebeholdninger, så de kan holde dine bøger i orden og give dig de oplysninger, du har brug for til at træffe forretningsbeslutninger. I de fleste, men ikke alle tilfælde, vil du nok gerne gøre det gennem et evigt lager system.
Periodisk opgørelsessystem
Der er to måder at håndtere din lagerstyring på. Den ene er gennem det, der kaldes et periodisk opgørelsessystem, hvilket betyder at i slutningen af en given periode - en måned, et kvart, et år eller hvad der virker i din situation - lukker du dine døre og fysisk tæller, hvad du har på lager. I regnskabet vil du kalde dette det afsluttende lager for din periode. Dit tidligere lagerantal var startbeholdningen for denne periode. Du tilføjer alle dine indkøb til startfortegnelsen, trækker alt salg og i en ideel verden, vil resultatet se meget ud som din slutningsopgørelse. Selvfølgelig lever vi ikke i en ideel verden, og i praksis, jo længere du går mellem varebeholdninger, jo flere uoverensstemmelser vil krybe ind. Under det periodiske opgørelsessystem er mængden af lager kun nøjagtig lige efter det, der tælles er en stor ulejlighed.
Perpetual Inventory System
Det evige opgørelsessystem kræver meget mere opsætning, men når det er på plads, er det meget lettere at betjene. Hvert stykke lager du ejer er indgået i dit computersystem, som det er købt. Når det kommer ud af lagerbeholdning, når det sælges eller opbruges, trækkes det automatisk fra lagerbeholdningen i dit computersystem. Hvis din forretningsmodel drejer sig om at vide, hvad du har, og når du bliver nødt til at bestille mere, hvilket gælder for stort set alle forretninger, er det muligt at bruge den evige opgørelsesmetode mange fordele.
Periodisk Versus Perpetual Inventory
Hvilken tilgang du tager til at administrere din beholdning afhænger af din situation. Hvis du er tilfreds med at operere på en "mom og pop" basis, så du kan holde din virksomhed lille og din lagerbeholdning lav, kan et periodisk lager system være alt hvad du behøver. Opsætning er minimal, og du kan tælle din beholdning så ofte som du tror er nødvendigt. Hvis dine planer for din virksomhed indebærer masser af vækst, vil du gerne implementere den evige opgørelsesmetode så hurtigt som muligt, ideelt fra dag et.
Ulempen er, at den evige opgørelsesmetode er kompliceret at oprette, og kræver en betydelig investering i computere, software og ekspertise. Hvis du kører på et stramt budget, hvilket ofte er tilfældet med startups, kan den indledende investering være mere, end du komfortabelt kan klare. Nogle gange skal du afregne et lager- og regnskabssystem, der giver grundlæggende evigvarende lagerstyring på kort sigt, men kan opgraderes til et mere fuldt udstyret tilbud, da din virksomhed og indtægter vokser.
Det er ikke perfekt
Hele punktet i et evigt opgørelsessystem er, at du altid har et nøjagtigt og ajourført antal af, hvilke ting der er til rådighed. Det er stort set sandt, men i den virkelige verden er der altid en kløft mellem teori og praksis. Du mister produktet til brud og tyveri. leverandører vil fakturere dig forkert, du vil modtage ordrer, der er over eller korte med et par stykker, salget vil ringe i salg eller tilbagebetalinger forkert og så videre. Gode uddannelses-, sikkerheds- og lagerhåndteringspraksis kan medvirke til at holde det til et minimum, men du skal stadig gøre et rigtigt tæller så ofte for at verificere de tal, du arbejder med.
Du kan vælge at foretage en komplet fysisk opgørelse mindst en gang om året, eller du kan vælge løbende "cykeltællinger". Det betyder bare, at du vælger bestemte dele af din beholdning til at tælle regelmæssigt for at finde afvigelser. Du kan fokusere på kun de højeste værdier eller højeste volumen, fordi de mest sandsynligt giver dig problemer, eller du kan tælle hele lagerbeholdningen lidt ad gangen gennem året og justere din fortegnelse, når du finder fejl.
Perpetual Inventory i Retail / Wholesale Miljøer
Det bedste tilfælde for evigt oplagringssystemer er i detailhandel. Når din kunde bringer et produkt op til disken, ringer du det med en form for en scanner, eller måske manuelt ved at indtaste et varenummer. Scanning er bedre, når det er muligt, fordi det reducerer muligheden for fejl. Når salget er gennemført, vil dit system reducere den tilgængelige varebeholdning for hånden for at tillade, hvad der går ud af døren i din kundes hånd.
Hvis en af dine andre forhandlere ser det produkt op fra en computer i en anden afdeling, er den nyligt reviderede total det, der vises på skærmen. Dit system kan også bede dig om at bestille mere, når dine forsyninger bliver lave eller endda ordrer ordren automatisk. De bedste systemer kan også holde øje med leverandørernes rabatter og bestillingsminutter, så du kan sætte dem til at bestille 950 stk. Hvis der er en rabat på 1.000. Grossister arbejder på samme måde, medmindre de køber fra producenter og distributører og sælger til detailhandlerne.
Perpetual Inventory in Manufacturing / Production Miljø
Hvis du er i forretning med at lave produkter, i stedet for at sælge dem, skal du bruge et evigt lager system lidt anderledes. I dette tilfælde er varerne i din beholdning råvarer eller underenheder, og i sidste ende bliver de færdige varer. Du skal også holde styr på dine råvarer, mens de er på deres rejse til færdige varer, hvilket kan tage så lidt som et sekund eller to eller så længe som flere år afhængigt af produktet. I den tilstand regnes de som værende i gang. Med et effektivt evigt lager system bør du aldrig løbe tør for råvarer, og du ved, hvor mange færdige varer du har til salg. Endnu vigtigere vil du også vide, hvad dine produktionsomkostninger var, selvom dine materialer varierer i omkostninger.
LIFO og FIFO regnskab
Din fysiske lagerstyring skal altid sørge for, at det ældste produkt på hylderne bliver solgt først, selvom det ikke er særligt letfordærveligt. Emballagen falder over tid, kasser bliver beskadiget, og selv stål negle vil efterhånden ruste. For evigt regnskabsmæssige formål, selvom du beslutter dig for, at du overvejer hvert stykke lager som den ældste på nuværende tidspunkt eller den nyeste på hånden. Disse systemer kaldes først-i-første-ud og sidst-i-første-ud, eller FIFO og LIFO for korte.Hvis priserne stiger, vil den ældste vare altid være den billigste, og det nyeste produkt vil altid være den dyreste. Hvis priserne falder, er det modsatte sandt. Det har nogle vigtige konsekvenser for, hvordan du står for dine omkostninger.
LIFO, FIFO og COGS
Antag til det formål at demonstrere, at den ældste vare i din varebeholdning blev købt på $ 85, den nyeste koster dig $ 95, og du sælger til $ 110. Hvis du arbejder på et FIFO-grundlag, er dit overskud $ 110 minus $ 85 omkostninger eller $ 25. Hvis du arbejder på LIFO-basis, vil du kun regne med $ 15 fortjeneste på samme salg. Hvis dit mål er at rapportere det højest mulige overskud, måske for at imponere eller påvirke potentielle investorer, kan du finde det fordelagtigt at bruge FIFO-metoden. Hvis du vil holde dine registrerede overskud i tanke for at minimere din skatteregning, kan LIFO-metoden - i dette hypotetiske tilfælde - give større mening. Du kan bruge begge metoder, så længe du er konsistent. Med hensyn til at holde øje med din faktiske pris for varer, der sælges i detailhandel eller produktionsomkostninger i fremstillingen, kan du vælge en vægtet gennemsnitlig metode, der holder styr på dine faktiske omkostninger, når de går op og ned.
