Langsom ordreudførelse kan sænke kvaliteten af den kundeservice, som din virksomhed kan levere. Kvalitetskundeservice vil i sidste ende påvirke den økonomiske bundlinje i din virksomhed. At få godkendelser for indkøbsordrer behandlet så hurtigt og effektivt som muligt betyder, at dit firma vil have forsyninger, der er nødvendige for at holde tingene flydende i tide. Brug af Microsoft Outlook e-mail-klienten til at sende ud købsordre godkendelse anmodninger kan hjælpe strømline processen med bestilling af forsyninger eller engros varer, mens du stadig sikrer, at du følger ordentlige indkøbsprocedurer.
Forbered en indkøbsordre
Gå til Microsoft Office "Køb og salgsordre" skabeloner side og vælg en skabelon. Vær sikker på at du kan åbne, redigere og gemme skabelonen i et program på din computer. Opret skabeloner ved hjælp af Microsoft Excel, Microsoft Word eller et andet relevant program.
Vælg "Åbn", når du klikker på knappen "Download" for den valgte skabelon for at åbne skabelonen i det udpegede program. Tilpas skabelonen for at opfylde dine behov og gem den til din computer.
Opret og gem din egen tilpassede skabelon, hvis du ikke kan lide nogen af de tilgængelige skabeloner på Microsoft. Om nødvendigt kan du bruge Microsoft-skabeloner som vejledning.
Opret et "nyt dokument" baseret på din skabelon ved hjælp af programmenuen. Brug af en genvej giver ikke adgang til skabeloner. Udfyld dit dokument og gem det til din computer.
Brug et finansielt program til at sende en købsordre, hvis det er sådan, du opretter dine indkøbsordrer. Nogle finansielle programmer som QuickBooks har Microsoft Outlook integration, så du kan sende en købsordre til godkendelse direkte fra programmet.
Eksport indkøbsordrer fra finansiel software uden Microsoft Outlook integration ved hjælp af regneark eller ordformat, hvis det er muligt. Hvis dette ikke er muligt, skal du udskrive den udfyldte købsordre som et PDF-dokument og gemme det på din computer.
Send en indkøbsordre
Åbn Microsoft Outlook, og klik på knappen "Ny" i øverste venstre hjørne for at åbne en ny besked.
Gå til fanen "Indsæt". Klik på "Vedhæft fil" og naviger til indkøbsordren for at vælge den. Klik på knappen "Indsæt" for at vedhæfte den til e-mailen.
Indstil skriftstørrelsen til 14 og skrifttypens farve til sort. Skriv "Jeg har gennemgået og godkendt den vedlagte købsordre:." Start en ny linje.
Indstil skriftstørrelsen til 11 og skrifttypens farve til grå. Type "Gennemgå vedhæftet købsordre og svar på denne email. Skriv under "Y- Dit navn" for at godkende indkøbsordren eller "N- Dit navn" for at afvise købsordren. Bemærk: Svaret skal komme fra den e-mail-konto, som den blev sendt til.
Spring over fire linjer og sæt skriftstørrelsen til 14 og skrifttypens farve til sort. Type " Jeg har ikke tilladelse til at godkende denne købsordre." Start en ny linje.
Indstil skriftstørrelsen til 11 og skrifttypens farve til grå. Skriv "Svar til afsenderen. Placer en X i feltet ovenfor, hvis du ikke har tilladelse til at godkende denne købsordre, og hvis du ved, hvem der er, indbefatter navnet, for eksempel X - Bill Smith."
Tips
-
Udskriv en kopi af en godkendt købsordre-mail og vedhæft den til fakturaen for køb for at dokumentere, at købet var godkendt.
Advarsel
At få en fysisk signatur er mere sikker end en e-mail-godkendelse, fordi en anden person kan få adgang til personens e-mail-konto, hvis den er logget ind hele dagen.
