Selv med et automatiseret lønsystem sker der fejl. Det er ikke ualmindeligt, at en arbejdsgiver i Californien ved et uheld udbetaler løn til en medarbejder. Genopbygning af overbetaling er ikke så simpelt som at tage et fradrag fra lønsedlen. Arbejdsgiverne skal få skriftlig godkendelse fra medarbejderne til at tage fradraget, og skal overholde minimumsløn og endelig lønregler.
Ingen fradrag for overbetaling
Som hovedregel har arbejdsgiverne ikke lov til at fratrække lønudbetalinger fra arbejdsgiverens efterfølgende lønseddel. Dette reguleres af California Labor Code 221, som erklærer, at arbejdsgivere er forbudt at indføre månedlige fradrag for at kompensere for fejlagtige overbetalinger.
Undtagelser fra reglen
Der er en undtagelse for at reglen udelukker efterfølgende fradrag. Hvis en arbejdsgiver får godkendelse fra medarbejderen, kan arbejdsgiveren genindføre overbetaling af løn. Denne tilladelse skal dog udtrykkes skriftligt, og medarbejderen behøver ikke at acceptere det. Aftalen kan foretages før eller efter fejlen opstår, men aftalen skal underskrives, før arbejdsgiveren trækker fradrag for at inddrive betaling.
Bo over minimumslønnen
Inddrivelse af overbetaling er tilladt, så længe det ikke medfører, at medarbejderens løn falder under minimumslønnen ud fra arbejdstiden i lønperioden. Minimumsloven i 2015 i Californien er $ 9 pr. Time. For eksempel, siger en medarbejder tjener en løn på $ 1.000 om ugen, og hendes arbejdsgiver betaler uheldigvis en ekstra $ 700. Hvis hun arbejder 40 timer i løbet af den næste uge, skal hun betales mindst $ 360 - $ 9 multipliceret med 40 timer - for den uge. Det betyder, at arbejdsgiveren ikke kan hæve hele $ 700 fra den næste uges løn, fordi den ville sætte hende under minimumslønnen.
Undgå Endelige Paychecks
Selv hvis der er indgået en frivillig aftale, kan arbejdsgiverne ikke tilbagebetale overbetaling fra en medarbejders sidste løn. Dette blev besluttet i Barnhill v. Robert Saunders når en arbejdsgiver forsøgte at tilbagekøbe et lån til en medarbejder fra sin endelige lønseddel. Arbejdsgivere, der forsøger at fradrage beløb fra en medarbejders endelige lønseddel, kan stå over for betydelige sanktioner. Medarbejdere, der ikke modtager endelig kontrol i tide eller i det rigtige beløb, har ret til ventetidsstraff. Ventetidsstrafferne udgør en dags værd for medarbejderløn for hver dag, at den endelige løn ikke betales øjeblikkeligt.
