Uanset om du er et enkeltpersoners team eller et fuldt udviklet firma, der har kontorprocedurer og retningslinjer, er det en god måde at etablere nogle grundregler for din virksomhed. Dette hjælper dig ikke kun med de daglige opgaver, men det kan også hjælpe dine nye hyringer, når de kommer i gang og dine etablerede medarbejdere, når de skal kontrollere administrative spørgsmål.
Etablere retningslinjer og gøre dem tilgængelige
Oprettelse af en manual til det 21. århundredes kontor er et godt sted at starte. Kontorhåndbogen skal indeholde processer og procedurer for vigtige aspekter af din virksomhed og bør nævne eventuelle bemærkelsesværdige punkter fra føderale, statslige og lokale arbejdslove. Medtag oplysninger om orlovspolitik, ikke-diskriminerende politikker og arbejdstageres erstatning.
Dette er også hvor du kan inkludere din virksomheds mission, vision og kerneværdier. Disse hjælper alle i virksomheden forbliver på rette spor og arbejder mod det samme mål. Det kan indeholde retningslinjer for medarbejderadfærd, kleskode, rygning, kontortid, løn, kampagner og fordele. Gør din håndbog tilgængelig for alle medarbejdere ved at tilbyde den både online og i print. Giv en kopi alle medarbejdere og bede dem om at underskrive et bekræftelsesbrev, der siger at de har læst retningslinjerne og forstået dem.
Under hensyntagen til teknologi i det 21. århundredes kontor
I et 21. århundredes kontor er det vigtigt at integrere teknologien i dine retningslinjer. Uanset hvilken industri du arbejder i spiller teknologien en vigtig rolle i kontorprocedurer. Der gøres mange ting på computere og smartphones. Bestem, om din virksomhed tillader brug af kontorteknologi af personlige årsager, og hvad dine sikkerhedsforanstaltninger er. Kan medarbejdere bruge deres telefoner, mens de arbejder? Ved at oprette sådanne regler kan du klare eventuelle uoverensstemmelser, før de sker.
Oprettelse af retningslinjer for hver rolle eller afdeling
Afhængigt af din virksomhed kan du vælge at etablere procedurer for hver afdeling eller hver rolle i virksomheden. For eksempel, hvis du har en produktionsafdeling, vil deres procedurer utvivlsomt være anderledes end din salgsafdeling og din marketingafdeling. Ved at skrive ned de daglige procedurer for hvert enkelt område af din virksomhed, hjælper du ombord nye medarbejdere hurtigere og vil være i stand til at vejlede erfarne medarbejdere, når de glemmer, hvordan man gør en bestemt opgave. At have et referencested hjælper dig også med at holde styr på alt i din virksomhed. Nogle kontorer, der har flere niveauer af personale, kan vælge at inkludere et organisationsdiagram, så alle er opmærksomme på, hvad deres rolle er inden for det større billede af virksomheden.
Holde kommunikationslinierne åben
Dine retningslinjer kan opdateres, når et nyt vigtigt element skal medtages. De behøver ikke at blive sat i sten. Sørg for, at du regelmæssigt kommunikerer med dine medarbejdere, når du tilføjer noget til kontorprocedurerne eller dit kontor manual. Desuden skal alle dine kontorpraksis være let tilgængelige. Sørg for, at dine medarbejdere ved, hvor de kan henvende sig til hjælp, hvis de har et spørgsmål vedrørende ferie tid, mobiltelefon brug, arbejdstager kompensation eller enhver anden moderne kontor praksis.
