I forretningstransaktioner kan der være tidspunkter, hvor der opstår et problem, der ikke let kan løses ved telefonopkald. Problemer kan opstå som følge af kvaliteten af de modtagne varer, forsinkelser, dårlig service, sen betalingstildeling eller ikke at udføre en opgave inden for den fastsatte tidsramme. Du skal skrive dine bekymringer skriftligt.
Gennemgå købsordren og aftalen om de pågældende vilkår om varer eller tjenester, du er utilfreds med. Hvis du allerede har lavet telefonopkald, skal du sende et brev, der beskriver dine problemer, og hvad sælgeren sagde som svar.
Skriv et brev til sælgeren, der beskriver dine bekymringer. Gem kopier af alle breve, du sender til sælgeren. Efter hver kontakt skal du sende sælgeren en bekræftende email, der beskriver de problemer, der blev behandlet tilfredsstillende og eventuelle udestående problemer. Dette kan være en kort note, men hold den respektfuld og professionel.
Hvis du ikke har modtaget fuldstændig tilfredshed, skal du kodificere dine klager i et mere formelt misligholdelsesbrev til en sælger. De vigtige elementer, der skal medtages i brevet, er: Aftalebetingelser, leverings- eller præstationsdatoer, problemer, der er opstået, og kopier af de e-mails, du har sendt om problemerne.
Mens et retssag altid er muligt at løse et problem med en sælger, bør dette være den sidste udvej. Retssager er dyre og tidskrævende. Hvis en retssag er absolut nødvendig, vil sælgerens klagebrev være et stort aktiv for din sag.
Tips
-
Hold tonen professionel og brug ikke sarkasme eller trusler. Målet er at løse problemer, der ikke forværre dem.
