Motorklubber og foreninger giver ikke kun ryttere mulighed for at samle sig socialt, men det giver dem også mulighed for at samle penge til alle slags velgørende organisationer. Medlemmer af motorcykel klubber er ofte rekreative ryttere, der ønsker at bidrage til trængende årsager. Om klubber deltager i årlige fundraising arrangementer eller kører en gang til støtte for en særlig sag, bidrager mange ryttere både med deres tid og penge. Der er dog nogle grundlæggende trin, der skal følges for at organisere en vellykket fundraiser.
Kortlæg en rute, helst på bagveje med mindre trafik. Mange velgørende kører rejser en naturskøn rute gennem landet. Afhængigt af tidsrammen for kørslen kan en en-dag velgørenhedsrejse begivenhed dække en afstand på 50 til 100 miles rundtur. Der er ikke behov for ryttere til at presse sig for hårdt, da det ikke er en konkurrence. Et typisk løb starter normalt kl. 11 og slutter kl. Kortere kørsler starter sommetider tidligere om morgenen og slutter ved midten af eftermiddagen.
Kontakt det lokale handelskammer for at planlægge en dato for arrangementet. Sørg for, at der ikke er konflikter med andre begivenheder, der er planlagt i fællesskabet samme dag. Kammeret kan også hjælpe dig med at promovere din fondsbeviser ved at sende detaljer om arrangementet på kammerets egen kalender.
Skriv reglerne for deltagelse i arrangementet for at distribuere til dem, der registrerer sig for at køre. Sørg for, at alle ryttere på forhånd forstår sikkerhedsreglerne på forhånd. Angiv, at deltagerne forventes at opretholde en sikker afstand bag rytteren foran, udover at ride to-to-to, hvor det er muligt. Ryttere bør bære passende tøj og rideudstyr, herunder lange bukser, jakke, støvler, handsker og en sikkerhedshjelm.
Opret en registreringsformular. Hvis din organisation har en hjemmeside, kan du muligvis tilbyde bekvemmeligheden af online-forregistrering sammen med den traditionelle post-in-registreringsformular. Planlæg en endelig personregistrering for at starte en time før arrangementet. Selv de, der har registreret tidligere, har brug for at stoppe ved registreringstabellen for at hente T-shirts og andre oplysninger om arrangementet.
Kom i kontakt med lokale motorcykel klubber i dit område og bede om deres deltagelse i din fundraising arrangement. De fleste motorcykelklubber kører regelmæssigt velgørende fondsbeviser, selv om nogle kun støtter særlige velgørende organisationer (se Ressourcer nedenfor).
Giv din sag en ekstra kampagne ved at designe en T-shirt til arrangementet for frivillige og deltagere at bære. Udlever T-shirtsne på registreringen dagen for arrangementet (se Ressourcer nedenfor).
Opfordrer sponsorer til at støtte arrangementet. Dit mål skal være at samarbejde med virksomheder, som har en reel interesse i din organisations mission. Tilpas dig med tilhængere, der vil forbedre din organisations troværdighed og yderligere dens årsag. Husk på, at sponsorer vil have noget til gengæld for deres filantropi. Sponsorering velgørende arrangementer hjælper en virksomhed med at udvikle et godt omdømme i samfundet og tilbyder en førende mulighed for markedsføring. Fremgangsmåde virksomheder, der er målrettet mod det samme segment af befolkningen for hvem din begivenhed planlægges. Hvis du for eksempel prøver at samle penge til at købe en kørestol til et lokalt hjulpet samfund, skal du tale med virksomheder, der leverer produkter eller tjenesteydelser til seniorer (fx leverandører af medicinsk udstyr, fysioterapi klinikker, ældre advokater).
Annoncér arrangementet. Spørg ejere eller ledere af lokale virksomheder for tilladelse til at sende flyers om arrangementet. Fokus på virksomheder, hvor de ryttere, sponsorer og donorer, du har brug for, sandsynligvis vil gå. Sørg for at inkludere detaljer som dato og starttidspunkt for arrangementet samt navn, postadresse, webadresse og telefonnummer til din organisation. Kontakt lokale radio- og tv-stationer for at spørge om deres politikker for at sende gratis public service-meddelelser til almennyttige organisationer. Ring lokale aviser for at informere dem om arrangementet. Udover at reklamere for din begivenhed, sender mange bybladene ud en fotograf dagen for arrangementet og udsender undertiden en kort historie med fotos.
Bed om frivillige at hjælpe med at oprette og rydde op bagefter. Dette er en god måde at informere folk i samfundet om arrangementet og hvilken årsag det vil gavne. Arranger at have personer med mobiltelefoner placeret på forskellige steder langs ruten i tilfælde af en nødsituation. Rekruttere personer, der er pålidelige, ressourcefulde og kommunikere nemt med andre.
Planlæg at afslutte turen på en lokal restaurant, hvor ryttere får fri drinks og et måltid. Arrangere for et buffet-stilmåltid gør det muligt for trætte, sultne ryttere at blive serveret hurtigere.
