Virksomheder registrerer alle regnskabstransaktioner ved hjælp af ledgers. En generalbogbog indeholder saldoen fra hver konto, som virksomheden anvender til finansiel registrering og udgør den centrale placering for rapportering af finansielle transaktioner. Datterselskaber indeholder detaljerede oplysninger fra udvalgte konti. Saldoen i hver datterselskab skal svare til balancen for den tilsvarende konto i hovedbogen. Der findes flere fordele, når virksomheder bruger datterselskaber.
Typer af datterselskaber
Virksomheder indarbejder flere typer datterselskaber i deres regnskabssystemer. Fælles datterselskaber omfatter en tilgodehavende hovedbog og en gældsbogholder. En kundefordelingsbogholder indeholder individuelle konti, der gælder for hver enkelt kunde. Hvert kreditsalg registreres i den specifikke kundekonto sammen med hver betaling. Hver kundekonto indeholder en løbende saldo. De nuværende saldi for alle kunder udgør op til balancens samlede tilgodehavendebalance. Regnskabsbudgeten indeholder individuelle konti for hver leverandør. Hver faktura, der modtages, og hver udbetalt betaling registreres for hver specifik leverandørkonto. Hver leverandør konto indeholder en løbende saldo. De nuværende saldi for alle leverandører tilfalder op til den samlede kontosaldo.
Detaljeret information
En fordel ved at bruge en datterbog indeholder de detaljerede oplysninger, der opretholdes i datterselskabet. Hver leverandør, der er opført i hovedkontoen, indeholder detaljerede transaktionsoplysninger. Storboksen indeholder hver faktura, den modtagne dato, dollarbeløbet og hver betaling, der sendes til sælgeren.
Kontrollere
En anden fordel ved at bruge en datterbogbog drejer sig om det niveau af kontrol, som et selskab har med de finansielle oplysninger i datterselskabet. En kundefordelingsbogholder giver kreditforvalteren og kundefordringspersonalet mulighed for at kontrollere de aktuelle saldi for hver kunde. Når en kunde bestrider et gebyr, kan den tilgodehavende medarbejder gennemgå transaktionerne inden for denne konto og afgøre, om tvisten er gyldig.
Begrænset adgang
At begrænse medarbejderes adgang til udvalgte konti giver en anden fordel ved at bruge datterselskaber. Ved hjælp af computersystemer kan virksomheder begrænse medarbejderadgang til de specifikke konti, de er ansvarlige for. De øvrige medarbejdere mangler evnen til at se detaljerne i regnskaberne i datterselskabet. Dette gør det muligt for virksomheden at opretholde fortrolighed vedrørende kunde- eller sælgerkonti.
