Forretnings etikette i Japan er mere formel end i USA og andre vestlige lande. Respekt for autoritet er afgørende, så du bør henvende dig til overordnede med langt mere respekt end du ville have nogen af samme rang. Selv med jævnaldrende, vil du forvente at opretholde en professionel tone og adressere dem på måder der viser respekt for deres stående.
Brug personens efternavn. Japanske forretningsfolk nærmest aldrig adresserer hinanden ved deres fornavne. Brug af efternavne er standardadressen, når du ikke kender nogen, og det er obligatorisk i forretningsforbindelser. Tilføj "san" efter personens efternavn. Ordet "san" er en courtesy titel, der ligner "Mr." på engelsk. For eksempel, hvis personens efternavn er Tanaka, vil du henvise til ham som "Tanaka-san." En lignende titel, "kun", bruges til personer yngre end dig eller af lige eller mindre rang. Det er ikke så høfligt som "san" og bruges aldrig når man adresserer overordnede eller når kvinder adresserer hinanden.
Følg personens ledelse. Gensidighed er en vigtig del af japansk etikette, så du forventes at returnere nogen form for glæde eller hilsen fra din vært. Når du hilser en japansk forretningsmand, lad han sætte tonen til interaktionen. Hvis han bøjer, bøj til ham, før han adresserer ham. Hvis han når til at ryste din hånd, skal du røre hænderne i stedet for at bøje. Hvis han tilbyder dig sit visitkort, skal du tage det omhyggeligt og derefter tilbyde dig din. Udveksling af visitkort er ceremoniel og en nøgle komponent i japanske introduktioner. Selv hvis du adresserer en japansk forretningsmand korrekt, kan du blive betragtet som uprofessionel, hvis du ikke er forberedt på udveksling af visitkort.
Vær opmærksom på hierarkiet. Social status er klart defineret og respekteres altid i Japan. Når du hilser en gruppe japanske forretningsfolk, skal du først henvende dig til den øverste leder. I en gruppeindstilling står japanske forretningsfolk ofte efter deres rang, så den højtstående embedsmand vil sandsynligvis tage en fremtrædende stilling inden for gruppen.
Undgå for meget kontakt. Japanske folk kan ikke lide offentlige viser af kærlighed og sjældent berører hinanden offentligt. Når de hilsner, bøjer de som regel, selvom de ofte ryster hænder med vesterlændinge. Når du hilser en japansk forretningsmand, skal du ikke indlede fysisk kontakt, og opretholde ikke øjenkontakt for længe siden dette betragtes som tegn på uhøflighed og respektløst.
Vær kønsspecifik. I modsætning til engelsk, der bruger de samme ord uanset køn, bruger Japan forskellige ord, når man taler til eller om mænd og kvinder. Sørg for at bruge den maskuline ordformular, når du taler med en forretningsmand. Kvinder forventes at bruge en mere høflig stil at tale end mænd. Hvis du er kvinde henvendt til en japansk forretningsmand, skal du være mere formel end dine mandlige kolleger.
