Under de fleste forretningstransaktioner forventes kunderne at betale, når varerne er købt eller de ydede ydelser. Nogle virksomheder tillader kunderne at sende betaling efter det faktum, og andre tillader kunderne at foretage afdragsbetalinger over tid. Dette fungerer godt det meste af tiden, og få virksomheder har problemer med et stort antal ikke-betalende kunder. Men når kundernes betalingsproblemer opstår, skal virksomhederne tage de rette skridt for at modtage betaling. Et af de første trin er ofte et brev til at kræve betaling.
Indsæt dit navn eller firmaets navn, adresse, kontaktoplysninger, f.eks. Telefonnummer og e-mail-adresse og datoen øverst til højre på siden. Du kan bruge firmaets brevpapir centreret øverst på siden i stedet for at skrive dine oplysninger, men du skal stadig inkludere datoen på højre side.
Placer kundens navn, adresse og kontonummer, hvis det er relevant, seks linjer øverst på siden, på venstre side.
Giv det beløb kunden skylder i første afsnit. Start brevet med en erklæring som: "Dette brev er at anmode om betaling i mængden af (tom)." Fortæl kunden den dato, han skulle have sendt betaling.
Fortæl kunden den dato, hvor hun skal sende dig betaling. Angiv, om du ønsker at acceptere en mindre betaling eller udarbejde en betalingsplan.
Fortæl kunden konsekvenserne af fortsat manglende betaling i andet afsnit. Dette omfatter gebyrer, renteforhøjelser, retssager eller afsendelse af konti til indsamlingsagenturer.
Tak kunden for sin forretning og for hans rettidige opmærksomhed på sagen i sidste afsnit. Bed ham om at kontakte dig med spørgsmål. Indtast dit fulde navn og din jobtitel nederst på siden. Sæt din signatur over dit indtastede navn.
