Som et databaseprogram har Microsoft Access en række applikationer i erhvervslivet. Ledere kan bruge Adgang til at oprette en database med medarbejdere, så de kan gennemgå lønoplysninger, demografiske data og budgetnumre med et overblik. Regnskabsmedarbejdere bruger ofte også Access-databaser til at spore fakturaer, gennemgå tilgodehavender og holde styr på virksomhedens økonomi. Når de underliggende oplysninger er angivet i Adgangstabellerne, kan regnskabsførere oprette brugerdefinerede forespørgsler og formularer, der gør det lettere at finde de nødvendige oplysninger.
Skriv ned en liste over de felter, du vil medtage i din regnskabsdatabase. Afhængigt af dine behov kan disse felter indeholde skyldig beløb, klientnavn, forfaldsdato, vilkår og et notatfelt for indtastning af gratis formularer.
Åbn Microsoft Access og gå til tabellerne. Vælg muligheden for at oprette et nyt bord i designvisning. Dette åbner et gitter, der giver dig mulighed for at indtaste et navn for hvert felt samt en beskrivelse af det pågældende felts indhold.
Klik på rullemenuen ud for "Datatype" for hvert felt i din database. Du kan formatere dine felter som valuta, numerisk og tekst som nødvendigt. Du kan også bruge dato- og tidsfelter til ting som forfaldsdatoer.
Gennemgå listen over felter i din database og tilføj eventuelle andre, du tror, du skal bruge. Det er nemmere at bygge alle de felter, du har brug for fra starten, end at gå tilbage og tilføje felter til en database, der allerede indeholder hundredvis eller tusindvis af poster.
Klik på "Gem" knappen for at gemme dit bord. Indtast et navn på bordet og klik på "OK".
Gå til formularafsnittet i adgangsvinduet og vælg formularguiden. Brug formularguiden til at oprette en simpel dataindtastningsformular baseret på felterne i din tabel. Du kan derefter bruge denne data indtastningsformular til at tilføje oplysninger til tabellen. Når du skriver ind i dataindtastningsformularen, overføres oplysningerne automatisk til den underliggende adgangstabel.
Flyt til forespørgselsafsnittet og begynd at opbygge forespørgsler, der gør din regnskabsdatabase mere nyttig. Brug forespørgselsguiden til at opbygge den oprindelige forespørgsel og gem den, højreklik derefter på forespørgslen og vælg "Design View" for at foretage ændringer eller sætte kriterier. Du kan f.eks. Oprette en forfaldsforespørgsel og indtaste "Mellem Indtast startdato og Indtast slutdato." Dette beder brugeren om at indtaste start- og slutdatoer, når forespørgslen udføres. Den slags forespørgsel kan være meget nyttig til at gennemgå forfaldne fakturaer og sporing af tilgodehavender.
