Når man starter en ny organisation, bygger et hold eller definerer et projekt, er det vigtigt at vide, hvad formålet og omfanget er beregnet til. Dokumentet der bruges til at præcisere dette kaldes et charter dokument.
Hvad er et charterdokument?
Et charter er et formelt dokument, som er som et kørekort for, hvad en organisation, et team eller et projekt skal være og opnå. Det omfatter hvem der er involveret, hvad målene er, hvem har autoritet og over hvad og hvem og hvis der er en livscyklus til gruppen eller projektet, når det er færdigt.
En historisk øvelse
Charterdokumenter har eksisteret siden middelalderen. Magna Carta, der dateres tilbage til 1215, afklarede den engelske konge rolle, samtidig med at man etablerede rettigheder for baronerne, andre ejendomsindehavere og kirken.
I løbet af historien har chartre været værdifulde dokumenter, der afgrænser organisatoriske og projektrettigheder, samt hvad der skulle gøres. Fra chartrede virksomheder, der er udstyret med kongelige kræfter, som de fremsætter for at opdage den nye verden gennem dokumenter, der dikterer koloniale rettigheder, er charteret i går ligner i dag med de organisatoriske dokumenter.
Hvad er et projekt charter?
Et projekt charter definerer ikke blot ambitionerne og aktørerne i et projekt; det beskytter holdet mod frygtede "scope creep", der ser mange projekter bliver uretfærdige.
Der udarbejdes et charter før projektplanen. Det beskriver projektets mål og mål. Det indeholder også projektets baggrund, forklarer dens formål og hvad det skal udføres. Charteret skitserer projektets omfang og angiver, hvad leverancerne er, opgaver, som holdet er ansvarlig for og jobbet, som holdet ikke forventes at udføre. Sidstnævnte er afgørende for at forhindre "scope creep", som kan føre til stadig voksende ansvar, hvilket i sidste ende kan true frister.
Charteret skal også diktere lederskab, interessenter og holdmedlemmer. Det vil skitsere kritiske datoer i projektet og budgettet sammen med risici og antagelser samt afhængigheder og begrænsninger. Det skal klarlægge projektlederens autoritetsniveau, herunder om de er i stand til at ansætte eller slukke medarbejdere. Endelig bør det oprette en kommunikationsplan, herunder parametre for, hvor hurtigt svar forventes ved forespørgsler.
Et projekt charter skal underskrives af principielle interessenter og ledelse. Det bør reducere fejlkommunikation og give et stærkt vejledende lys til projektets levetid. Det betragtes også som en måde at "sælge" et projekt til ledelsen til godkendelse.
Skrive et godt team charter
Som et projekt charter skal et hold charter udføre de samme ting for ethvert hold. Dens komponenter er ens, men anvendes til holdet i stedet for et projekt.
Det vil forklare, hvorfor holdet bliver oprettet, og hvilke typer projekter det vil spytte, mens man redegør for målene for holdets fremtid og præcisere parametre til måling af holdets succes.
Charteret vil tydeligt angive roller - hvem har ansvaret, hvad deres autoritet indebærer, hvem holdmedlemmerne er, hvilke færdigheder de alle bringer til bordet og hvordan disse færdigheder bedst kan bruges. Dokumentet vil undersøge budgettet tildelt holdet samt de ressourcer, de står til rådighed for. Desuden fastlægges det, hvordan interne revisioner og anmeldelser vil blive gennemført med hensyn til fremskridt på holdets projekter sammen med udførelsen af holdevalueringer og hyppigheden heraf. Kommunikationsmetoder og forventninger bør også redegøres for.
Et godt hold charter skal hjælpe med at holde miscommunication til et minimum og holde et hold fokuseret på sine mål.
Charters som vejledende kræfter
Charter-dokumentet præciserer magtstrukturer, fastlægger kommunikationsplaner og tjener som en grov vejledning om budgetter og tildelinger. Alt dette kan opfattes som hamstringing spørgsmål, før de selv kommer i gang. Men charteret hjælper med at beskytte projekter og hold ved at fastlægge retningslinjer og klare forventninger samt begrænsninger på forventninger og roller. Et velskrevet charter dokument vil give og beskytte mulighederne for teams, projekter og organisationer.
