Det er nemt at falde under misforståelsen, at forretningsmæssige penge gør en af to ting - kommer ind eller går ud. Der er en tredje kategori: Limbo.Når du er i limbo, venter der penge på kontotildeling eller er endnu ikke indbetalt eller modtaget. Nogle gange spores disse midler gennem en midlertidig konto, en måde station af sorter. Populært kendt som "clearing-konto", kaldes disse ofte også som vaskekonti, byttekonti, nulbalancekonti og endda bare midlertidige konti.
Hvad er en clearingkonto?
Clearing konti kan undertiden forveksles med "suspense accounts" - forståeligt, da de begge er midlertidige konti, der venter på flere oplysninger, inden et næste skridt kan ske.
Hvor de adskiller sig er, at en spændingskonto handler om at løse et mysterium eller et problem. Måske har nogle klienter betalt flere ting på en gang i et enkelt beløb, og der er en vis kamp i at dechiffrere, hvordan denne betaling går ned. Betalingen går ind i suspensionskontoen, indtil dette er løst, og det forstås hvor pengene tilhører.
Rydningskontoen er imidlertid som en generel hovedbog, der bruges som en påmindelse om tjenesteydelser eller varer, der er modtaget eller solgt, der endnu ikke er faktureret, eller andre transaktioner, som endnu ikke kan registreres i detaljer. Til tider bliver den brugt som en måde at spore et igangværende projekt på, siger en kontorreformation, hvor regninger indgives regelmæssigt, men som skal betales til en generel entreprenør på et senere tidspunkt. Når betalingen forfalder og foretages, kan den blive opført i de korrekte konti og ryddet fra clearingkontoen.
Et andet eksempel er et firma, der arbejder med regnskabsårets ultimo bøger. De kan parkere indtægter og omkostninger i forbindelse med dette projekt på midlertidig eller clearingkontoen, indtil gennemgangen er afsluttet. På det tidspunkt kan de overføre indtægter og udgifter fra clearingkontoen til deres nettoresultat.
Når en virksomhed har brug for en clearingkonto
Lydstyrken har generelt meget at gøre med at skulle slette konti. Sig, der er lønningslisten til at kæmpe med. Lønnings clearingkontoen skal være en nulbalancekonto. Lige efter, at betalingerne er optjent, før de udstedes til medarbejdere, overføres lønsedler til clearingkontoen. Når de indløses, vender kontoen tilbage til nul, og alle betalinger er registreret.
Måske er der et firma, der gør en masse pengeforretninger, som en junking service, der samler fra folk hele dagen og modtager kontanter ved hvert stop eller to. Denne indehaver kan bruge en clearingkonto til hurtigt at registrere transaktioner og kontanter, indtil han kan registrere og tildele penge korrekt til deres korrekte konti i dagens slutning eller i slutningen af ugen.
Når der er en stabil indkomststrøm, der kommer ind eller går ud, kan en clearingkonto være nyttig for at holde styr på, hvad der er i overgang eller skal regnes med i de kommende uger.
Det er vigtigt at bemærke, at hele punktet ved at bruge clearing konti er at gøre livet enklere i overgangsfasen med penge. Hvis man kun bruger en enkelt clearingkonto for alle mulige transaktioner, slår det sig af formålet.
En virksomhed skal i stedet have en lønnings clearing konto og en anden til administration af udgifter, og så videre. Derved holdes penge i deres egnede kategorier for lettere problemløsning og overvågning efter behov. Der er ingen grænse for, hvor mange clearingkonti et selskab kan bruge i regnskabspraksis, da de er nulbalancekonti, der ikke er beregnet til at vise på de endelige regnskabsførere. Det handler om, hvad der giver mening for at registrere transaktioner og lave bøger balance.
Sådan opretter du en clearingkonto
Oprettelse af en clearingkonto afhænger af, hvor du gør det. Sig Quickbooks er din software af valg. Åbn "lister", og vælg derefter "Kontoplan" og højreklik på et hvilket som helst sted her, og vælg derefter "nyt". Der skal nu være et vindue "Tilføj ny konto", så vælg "bank" -knappen. Quickbook bemærker, at der er flere kontotyper at vælge, men "bank" er det bedste for en clearingkonto på grund af den fleksibilitet, den tilbyder.
"Bank" giver dig mulighed for at betale ind på kontoen ved at bruge "modtage betalinger" eller "foretage indskud". Ved udbetaling kan du bruge "skrivekontrol" eller "betale regninger". Et andet plus er, at bankkontoen vil være en balance post samt en pengestrømsopgørelse, der viser som saldi og ændringer i saldi.
Derefter er det praktisk, fordi tildeling af udgifter til overhead eller klasse ved hjælp af nulkontrol betyder, at der er brug for en "bank" -konto for clearingkontoen.
Men tilbage til oprettelsen af clearingkontoen: Når du har valgt "bank", skal du "fortsætte" og nu indtaste en titel i kontonavn-feltet - rydning, bytte, vaske, midlertidig er alle gode navne til denne konto og måske for hvilken afdeling. Såsom "gælds clearing konto."
Indtast ikke en åbningsbalance nu. Bare gem det og luk.
Men vent, der er mere
Hver regnskabssoftware tilbyder forskellige muligheder og kontokontroller. Deres produktsupport vil have trin angivet for at installere clearingkonti for det pågældende system. Hvis din virksomhed er en lille virksomhed, og du ansætter eksterne tjenester til regnskabsårets afslutning, er det klogt at konsultere din revisor for at se, hvad hun foreslår som den bedste måde at forberede clearingkonti på din virksomheds behov. Hun kan liste, hvilke kategorier af clearing konti der vil gavne dine operationer.
Uanset om du bruger Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks eller et andet regnskabssystem, vil deres support sider forklare, hvordan du begynder at rydde konti, fordi de er så grundlæggende for de fleste forretningsmæssige regnskabspraksis. Nogle skybaserede regnskabssoftware og endda Quickbooks har plug-ins fra tredjeparter, der giver skræddersyede clearingkonto løsninger, der kan være værd at undersøge.
Holder sig ansvarlig med Clearing-konti
Clearing konti er fantastisk til styring af pengestrømmen og opholder sig på toppen af kontante trafikmønstre. Men alt dette kan gå galt, hvis der ikke er nogen ansvarlig for at holde clearingkontoen gældende.
En clearingkonto skal revideres månedligt. Afstemning er en afgørende rolle for clearing af konto succes. Uden forsoning er clearingkonti alt andet end klart.
En måned er rigeligt for dig at angive en driftskonto for hver transaktion, der er opført på clearingkontoen. Det er nok tid til at overføre de rigtige midler til kontiene for disse poster.
Noget rester i clearingkontoen efter denne varighed er en transaktion, der skal chase ned. Såsom, hvorfor er ikke denne check indbetalt af en sælger? Blev det endda modtaget? Hvis ikke, kunne det abe med virksomhedens evne til at modtage lager eller opnå nødvendige tjenester i tide.
Sikring af checks er indbetalt, ikke kun modtagelse af indskud, er en del af at være en succesfuld forretning. Når alt kommer til alt, når tjenesteydere indser, at du er ansvarlig for penge, der kommer og går, skaber det bedre arbejdsforhold for det lange træk, fordi de ved, at du er opmærksom på at tilbagebetale dem til deres tjenester.
Sådan skriver du Clearing-konti på en balance
Lønning er en populær brug for en clearingkonto, og det er et godt eksempel på, hvordan en clearingkonto fungerer.
Ligesom enhver clearingkonto er lønreduktionskonti en nulbalancekonto. På grund af lønningens år-til-år karakter og hvordan tingene kan ændre sig så ofte i kildeskat og andre fradrag, er det dejligt at bruge en clearingkonto for at hjælpe med at forene disse ting. Og når der opstår fejl eller justeringer skal foretages, kan det være en mere ligetil proces at løse, når den er i en clearingkonto, der er i gang i forhold til en linie i A / P eller A / R. Det er derfor, at regnskabsførere elsker at bruge clearing konti - det hjælper med at undgå rodet poster andre steder.
- Løn $ 22.476
- Arbejdsgiverens kompensation $ 1,348.56
- Arbejdsgiverafgifter 4,719,96 $
- Lønomkostninger $ 77
- Clearing kontosaldo $ 28.621.52
Alle disse beløb er opført som en debet på venstre side af regnskabsføreren. Afregningskonto saldoen er summen af lønninger, arbejdstagerens comp, arbejdsgiverafgifter og lønningsgebyrer - alle midler involveret i uddeling af lønninger.
På højre side af storboksen er en kredit noteret som $ 28.621,52, det samme som summen for clearingkontoen lønrelaterede penge.
Når lønsedlerne er indbetalt, skal summen stige op til $ 22.476, og dette kan afstemmes med nul. Når medarbejderens kompensation går til regeringen, bliver det nul. Ligeledes for skatteindlæg og betaling af lønningstjenester.
Så som hver linjepost udbetales eller udbetales i løbet af måneden eller ved månedens udgang, er den afstemt, og efter alt det er sagt, skal clearingkontoen returnere til en nulbalance. Det er her, hvor udtrykket "nulstilling" kommer fra - det er hvad resultatet er, da clearing af kontoelementer forenes.
Sådan Notes Clearing-konti på QuickBooks
Intuitholdet bag Quickbooks har lavet brug af clearing konti en ret simpel procedure.
Opret først en journalindgang og tilføj derefter A / R eller A / P-kontoen hvorfra du flytter penge. Tilføj nu clearingkontoen. Gem denne Journal Entry.
Opret derefter et andet Journaldegang og tilføj clearingkontoen til denne post. Dernæst tilføj A / P eller A / R-kontoen til hvilken du vil flytte penge.
Endelig knytter disse to journalindlæg sammen i "Betalingsregninger" eller "Modtag betalinger".
Når nulbalancer ikke sker
Uanset om det anvendes til lønningsliste, konti, kontanttransaktioner, der kræver senere opløsning eller tilgodehavender, skal clearingkonti næsten altid vende tilbage til nul efter transaktioner kommer ind og ud. Når clearing af konti ikke afstemmes med nul, forårsager det problemer, der krøller ud i hovedboksen.
Afstemning er den samme som med andre konti. Hvis betalinger kommer i, der ikke svarer til dollar for dollar, er det vigtigt at spørge hvorfor. Hvis betalinger går ud for ukorrekte beløb, skal det løses. Hvis checks ikke bliver indbetalt, er det tid til at få dem indbetalt. Alt dette går ind på at forene clearingkontoen. Når korrekte totals er nulstillet, vil clearingkontoen ramme en nulbalance, og processen med clearing kan begynde igen.
Afsluttende overvejelser
Når små virksomheder er involveret, kan clearingkonti have ulemper. Hvis der ikke er nok transaktioner til at retfærdiggøre at tilføje dette lag af gennemsigtighed og redundans, så kan det være ekstra arbejde, der er unødvendigt. Uopløste poster, der er slukket af pennies og dollars, kan skabe mere besvær, end de er værd, men at holde sig oven på dette på en uge til uge og måned til måned kan holde disse til et minimum.
Det er også muligt, at det kan have en negativ indvirkning på bundlinjen for små virksomheder. Det kan være, at overførsel af midler til en clearingkonto kan betyde tab af rentegevinster ved selskabsbesparelser, hvilket ikke sandsynligvis vil være en stor sum, men tæller hver øre ikke i små virksomheder sundhedsmæssige?
I sidste ende clearing konti kan være et enormt redskab for mange virksomheder. Hvorvidt clearing af konti er til gavn for din virksomhed, kommer ned på mængden af transaktioner og hvor mange hænder der er involveret i virksomhedens regnskab. Hvis du har søgt bedre gennemsigtighed og renere regnskabsposter, kan clearingkonti være den løsning, du leder efter.
