En bidragsadministrator er ansvarlig for at føre tilsyn med tilskud, overvåge tilskudsmidler og sikre sig, at alle tilskudsaktiviteter overholder kontrakten. Administratoren skal være bekendt med alle frister og målbare resultater og producere korrespondance, oprette rapporter og føre journaler for at bevise, at alle betingelserne for tilskuddet er opfyldt. Dataindsamling, dataindtastning og analyse er en del af processen. Grant administration er en professionel aktivitet, der kræver omhyggelig opmærksomhed på detaljer og teknisk ekspertise.
Organisere
Indsamle og organisere tilskudsprojektet, alle sikkerhedsmaterialer og efterfølgende korrespondance i forbindelse med prisen. Brug stipendierne som udgangspunkt for organisationen, med en fil for hvert målbart resultat, for eksempel. Filer alle data indsamlet under det resultat, det refererer til, så oplysningerne er let tilgængelige, når det er tid til at lave månedlige eller årlige rapporter. Der er meget papirarbejde involveret i en ordentlig administration af et tilskud, og dette skal omhyggeligt organiseres.
Identificer og indsend krævede formularer på den måde og tidsramme, der er angivet i kontrakten. Oprettelse af en tjekliste og tidslinje tidligt i processen vil bidrage til at sikre overholdelse.
Bestem og implementer dataindsamlingssystemer, der er nødvendige for at opfylde betingelserne for tilskuddet. Hvert målbart resultat angivet i tilskuddet skal dokumenteres med dokumentation. For eksempel, hvis du lovede at tilmelde 50 studerende, skal du have tilmeldingsblanketter og tilmeldingsark i skriftlig form.
Overvåg budgetter: Spor udgifter til at sikre køb og udgifter er lavet i henhold til linjeposter i budgettet og udstede rapporter med jævne mellemrum om udgifterne, så medarbejderne ved, hvor de står med hensyn til købs- og budgetbegrænsninger.
Få godkendelse til tilskudsmodifikationer som tilladt i henhold til kontraktvilkår, da tilskudsperioden skrider frem, og behovet for ændringer bliver tydeligt. Eventuelle ændringer i tilskudsvilkårene skal godkendes af organisationens administrerende direktør.
Overvåg fremskridt mod mål og lovede resultater og foreslå ændringer, hvis disse ikke bliver opfyldt. Hvis tilstedeværelsesmål ikke opfyldes, skal medarbejderen med ansvar for rekruttering advares, så de kan tage korrigerende handlinger.
Tips
-
Skriv administratorens løn i tilskuddet som en linie i budgettet. Hvis administratoren håndterer mere end et tilskud, skal du skrive dem som en procentdel af den tid, de vil kræve for at administrere hvert tilskud.
Advarsel
Gør ikke fejlen ved at forvente, at eksisterende medarbejdere finder tid til at administrere et betydeligt tilskud. Tildele priser på $ 100.000 og mere kræver meget tid og ekspertise for at sikre overholdelse og overholdelse er nødvendigt, hvis du håber at sikre finansiering i fremtiden.
