Den centrale rolle, som en indkøbsafdeling spiller, er at købe varer eller varer, der anvendes til driften af en virksomhed. Ved udførelsen af denne rolle omfatter dets mål at opbygge og opretholde centrale leverandørforhold, opnå den bedste værdi på varer og koordinere alle relevante dokumentationsaktiviteter præcist og effektivt.
Opbygge og vedligeholde leverandørrelationer
Historisk set har indkøbt stort set fokuseret på at søge bud med det formål at få de lavest mulige omkostninger. Universitetet i Utah Health Care-organisationen noterer sig imidlertid i sine indkøbspolitikker, at der fra offentliggørelsestidspunktet kun anvendes konkurrencedygtige budprocesser efter behov. I stedet er mange virksomheder afhængige af indkøbsafdelinger for at identificere potentielle leverandører, interagere med dem og udvikle tillidsforhold til de bedste udbydere. Denne relationstilnærmelse styrker leverandørens og køberens fælles mål muliggør øget fleksibilitet eller tilpasningsevne når hindringer hæmmer den naturlige strøm af logistik og distribution.
At få den bedste værdi på varer
Tæt knyttet til fokus på at opretholde leverandørforhold er et mål om at få den bedste værdi på varer. "Bedste værdi" indebærer en balance mellem at få rimelige priser og kvalitetsprodukter. En forhandler har for eksempel brug for gode priser for at opnå overskud, men det har også brug for varer af høj kvalitet til at tiltrække købere. Derfor, indkøbsafdelingen skal sammenligne priserne hos forskellige leverandører til kvaliteten af deres løsninger. Universitetet i Akron påpeger i sin indkøbsanvisning, at dets centraliserede indkøbsafdeling har dette ansvar for at håndtere indkøb i alle organisationsafdelinger.
Koordinering af relevant dokumentation
Indkøbsprocesser involverer i sig selv en masse papirarbejde og dokumentation. Universitetet i Utah Health Care organisation bemærker, at en inkøbsafdeling har til opgave at opretholde kontraktfiler på alle aktive leverandørforhold. Indkøbsaktiviteter er også forbundet med regnskabsføring i organisationer, der bruger software til virksomhedens ressourcer, hvilket gør det muligt for regnskabsaktiviteter at være direkte knyttet til eksisterende indkøbsordrer og kontobetalinger. I nogle tilfælde er processen automatiseret. Derfor, nøjagtigheden ved at indtaste indkøbsordre og transaktionsoplysninger er lige så vigtig for en indkøbsafdeling som det er for regnskabsafdelingen.
