I takt med at tiden går, kan det blive sværere at spore graduerede elever til genforeninger eller særlige skolerelaterede hændelser. En high school alumni forening vil hjælpe med at støtte individuelle eksamensklasse begivenheder ved at holde en opdateret liste over alle skolepædagoger. Før du kan arrangere særlige begivenheder og anmode om donationer eller gebyrer, skal du have en forening forpligtet til planlægning og hosting af alumni begivenheder.
Nå ud til gymnasieelever, klassekammerater, som du stadig er i kontakt med for at danne en interessegruppe. Når du har arrangeret et møde med denne gruppe, skal hvert medlem af gruppen kommunikere med klassekammerater med hvem de stadig er i kontakt med om muligvis at blive medlem af gruppen.
Mød med skolens repræsentanter for at lade dem vide, at du starter en alumniforening for gymnasium. Bestem om dette er en overordnet skoleforening for alle kandidatklasser eller en individuel kandidatklasseforening. Anmode om en liste over kandidatnavn og adresser fra skolefiler. Dette vil give dig et startsted for at hjælpe med at begynde at oprette en liste over kandidater og starte en database.
Lad hvert medlem af interessegruppen tage flere navne fra kandidatlisten for at opdatere alumni kontaktoplysninger. Få hver interessegruppe til at spore medlemmerne af klassen ved at kontakte andre klassekammerater, som de stadig kender eller kommunikerer med på sociale medier eller ved at søge online for dem. Opdater alumni listen med aktuelle email adresser, gadenavn oplysninger eller begge dele.
Skriv et brev til alumni kandidater, der forklarer planerne om at oprette en alumni forening. Bed dem om at give opdaterede kontaktoplysninger. Bed de interesserede i at deltage i alumniforeningen for at kontakte medlemmer af interessegruppen.
Etablere en dagsorden for alumniforeningens første møde. Dagsordenen skal indeholde planer for udvikling af organisationens organisationsstruktur, såsom vedtægter, missionerklæring, handlingsplan, mål, foreningsmedlemmernes nomineringer og valg samt eventuelle finansieringsstrukturer.
Konvene et møde med dem, der er interesseret i at deltage i ledelsesrådet eller associeringsrådet. Bestem, hvornår man skal holde officielle nomineringer og valg og stemmeafgivelsen. Organiser et udvalg til at være ansvarlig for at udvikle organisationens vedtægter og en anden gruppe til at komme med ideer til finansieringsaktiviteter som frivillige donationer, årlige gebyrer eller sponsorater.
Hold officielle valg og formalisere organisationens vedtægter.
Bed om individuelle frivillige at deltage i særskilte udvalg for at håndtere foreningskommunikation, fundraising aktiviteter, samlingskvoter, hvis etableret og genforeningshændelser.
Planlæg datoer for udvalgsmøder og koordinere kommende bestyrelsesmøder for at inkludere udvalgsopdateringer. For eksempel planlægge næste ledelses- eller bestyrelsesmødedato, tidspunkt og sted og på dagsordenen medtage et udvalgspræsentation om den foreslåede sammenslutningsstruktur og foreslåede indsamlingsaktiviteter til revision og godkendelse.
