Hotel regnskabsprocedurer hjælper et firma i hospitalsbranchen til at forberede nøjagtige regnskaber, der overholder regler og regnskabsprincipper. Disse bestemmelser omfatter internationale regnskabsstandarder (IFRS) og amerikansk almindeligt anerkendte regnskabsprincipper (GAAP). De vedrører også Securities and Exchange Commission (PCAOB) reglerne.
Indtægts- og omkostningsgenkendelse
SEC og PCAOB reglerne kræver, at et hospitalsfirma etablerer passende og funktionelle kontroller i indtægts- og regningsgenkendelse (registreringssystemer). Indtægter er indtægter, som et hotel genererer ved at levere tjenesteydelser eller leje værelser. Eksempel på indtægtsposter omfatter gæstebetalinger og værelsesgebyrer. En hotelrevisor krediterer en indtægtskonto for at øge sit beløb, og hun debiterer det for at reducere kontosaldoen. En udgift er en omkostning eller et tab, som et hotel indtræder i at levere tjenesteydelser eller leje værelser. Udgifter kan vedrøre lønninger, omkostninger til mad og drikkevarer og forsyningsselskaber. En hotelbogholder debiterer en udgiftskonto for at øge beløbet, og han krediterer det for at reducere kontosaldoen. Et hospitalsfirma rapporterer om indtægter og omkostninger i resultatopgørelsen.
Asset and Liability Recording
En hotelforvalter skal gennemføre tilstrækkelige retningslinjer i aktiv- og passivregistreringssystemer, da aktiv- og passivposter angiver virksomhedens finansielle soliditet. Disse poster afspejler virksomhedens driftskapital eller kortfristet pengestilling (arbejdskapital er lig med nuværende aktiver minus kortfristede forpligtelser). Et aktiv er en ressource, som et hotel ejer, såsom kontanter og varebeholdninger (kortsigtede aktiver) eller fast ejendom og maskiner (langsigtede aktiver). Et ansvar er en gæld, som hotellet skal tilbagebetale, når det er forfaldent eller et økonomisk løfte, det skal respektere til tiden. En kortfristet forpligtelse er en gæld, som et hospitalsfirma skal tilbagebetale om et år eller mindre, mens en langfristet gæld skyldes efter et år. En hotelbogholder debiterer en aktivkonto for at øge beløbet, og hun krediterer det for at reducere kontosaldoen. Det modsatte gælder for en ansvarskonto. Et hotel rapporterer aktiver og forpligtelser i balancen.
Regnskabsaflæggelse
Regnskabsforskrifter og -procedurer, som f.eks. US GAAP og IFRS samt SEC og PCAOB regler, kræver, at et hospitalsfirma rapporterer "fair" og udarbejder regnskaber ved udgangen af hvert kvartal eller år. I hotelregnskabsterminologi betyder "fair" nøjagtig eller objektiv. Et komplet sæt finansielle rapporter indeholder en balance (ellers kendt som opgørelse af finansiel stilling), resultatopgørelse (resultatopgørelse eller resultatopgørelse), pengestrømsopgørelse og egenkapitalopgørelse (også kaldet opgørelse over indtjening).
