Forberedelse og skrivning af gode mødemøder er færdigheder, som alle kan erhverve med lidt forberedelse og opmærksomhed på detaljer. En upartisk og korrekt oversigt over møder er et lovkrav for mange virksomheder. Uanset om du skriver minutter til en virksomhed, en politisk, social eller frivillig organisation, bliver protokollen en permanent del af organisationens historie. I mange tilfælde holdes minutter i år, årtier og undertiden århundreder.
Elementer du skal bruge
-
Dagsorden
-
Liste over deltagere
-
Båndoptager
-
Notesbog
Ankommer på mødet tidligt med møde dagsorden, liste over deltagere og udstyr, der er nødvendige for at optage protokollen. Vælg et sæde nær møde facilitator. Ved at sidde tæt på møde facilitator kan du høre bedre og bede om præciseringer nemt.
Spørg om du kan bruge en båndoptager til at optage et lydudskrift af mødet. Hvis du tager notater på en computer, skal du kontrollere, at den virker korrekt, og at du har en notebook og skriveinstrumenter til brug som en backup-noteringsmetode, hvis computeren fejler.
Optag den dato og klokkeslæt, mødet kaldes til ordre. Optag essensen af officerernes rapporter og udvalgsrapporter. Normalt er der fulgt rapporter i mødemøderne. Optag bevægelser, som de opstår. Medtag hvem der introducerede hver bevægelse, hvem udstationerede bevægelsen og om bevægelsen blev godkendt, som er kendt som "båret" eller mislykkedes. Hvis der indgives en dagsordenstype - ikke handlet under mødet, men holdes over til et senere tidspunkt, bemærk, hvem der introducerede forslaget om at bordlægge varen, og hvem udstationerede bevægelsen. Optagelser og dato for opfølgningsmøder.
Find eller opret en skabelon til møde minutter. Din organisation kan allerede have en mødeminuterskabelon. Hvis det ikke gør det, kan du bruge en af de mange mødelyseskabeloner, der er tilgængelige online eller oprette din egen skabelon. Skabelonen har brug for en overskrift, krop og signatur linje. Overskriften omfatter organisationens navn og dato, tidspunkt og sted for mødet.
Opret skabelonets krop ved hjælp af mødeets dagsorden som din vejledning. Inkluder følgende punkter i den del: deltagelsesstatistikker, godkendelse af de sidste mødeprotokoller, embedsmand og udvalgsrapporter, gammel virksomhed, ny forretning, meddelelser og afbrudstid.
Sørg for, at skabelonen indeholder signaturlinjer og datolinjer for sekretæren og godkendelsesmyndigheden.
Forbered dine minutter ved hjælp af skabelonen. Eliminer overdreven detaljer. Optag, hvad der blev besluttet, hvem vil gøre handlingen, hvornår det skal ske, og hvordan organisationen vil vide, hvornår handlingen er afsluttet. Når du har gennemført dit første udkast, skal du gennemgå mødet lydudskrift for at sikre, at du har taget alt, hvad der er nødvendigt. Rediger derefter dine minutter.
Protokoller er en rekord af handlinger, som organisationen tager. Det er ikke en oversigt over alt, hvad der siges, hvilket er et transkript. Hold dine minutter professionelle. Indsæt ikke din mening, bedømmelse eller fortolkning. Fraser som "opvarmet debat" og "fremragende kommentar" har ingen plads i professionelle mødemøder. Indsæt aldrig bevægelser, der blev trukket tilbage.
Vedhæft embedsmand og udvalgsrapporter til dine færdige minutter. Lav det ønskede antal kopier. Om muligt distribuere mødereferaterne inden næste møde, så tilføjelser og / eller rettelser kan foretages hurtigt.
Tips
-
Tjek deltagerne på din liste, da de ankommer til mødet. Optag resultater såvel som bekymringer. Bekræft navne staves korrekt. Gem en sikkerhedskopi af dine minutter. Vær ikke bange for at bede om afklaring.
