På trods af udbredelsen af internettet er virksomheder og enkeltpersoner stadig afhængige af faxmaskiner til at overføre håndskrevne, underskrevne og ellers ikke-elektroniske dokumenter fra et sted til et andet. En fax kan sendes fra stort set overalt, via internettet eller ved hjælp af en traditionel faxmaskine. For at modtage en fax, vil du dog have et dedikeret faxnummer.
Bestem, hvilken type faxnummer der passer til dig
Takket være en overflod af internetfaxtjenester falder modtagelse af faxer nu i en af tre primære metoder: modtagelse på en fysisk faxmaskine, modtagelse via internettet eller modtagelse i voicemail. Hvis du planlægger at modtage dine faxmeddelelser via din eksisterende voicemail, behøver du ikke et separat faxnummer, da din voicemail automatisk registrerer indgående faxopkald.
Bestem, om online faxing passer til dig. Online faxing har en klar fordel over fysiske faxmaskiner: Du kan modtage dine faxer når som helst og hvor som helst i verden. Derudover giver mange online-faxtjenester opbevaring, der giver dig mulighed for at holde dine modtagne faxer pænt gemt. I modsætning til en faxmaskine kan du dog generelt ikke sende en fax fra en onlinetjeneste uden først at konvertere et dokument til et billede på din computer. Hvis du ikke behøver at sende faxer ofte og ønsker at modtage dem elektronisk, bedes du henvende dig til Afsnit 2 for at få trin til at modtage et online faxnummer.
Bestem, om en faxmaskine passer til dig. At have en fysisk faxmaskine i dit hjem eller kontor kan være ret praktisk, især hvis du sender en fax ofte. Din fysiske faxmaskine kan udskrive indgående faxer, så du har en fysisk kopi af det, du har modtaget, hvilket gør dem ideelle til arkivering og vigtige dokumenter. I modsætning til en onlinetjeneste kan en faxmaskine dog kræve lejlighedsvis vedligeholdelse og periodiske påfyldninger af blæk eller toner. Hvis du har en fysisk faxmaskine og har brug for en ny faxlinje, bedes du henvende dig til afsnit tre for trin til at modtage et faxnummer til din fysiske faxmaskine.
Online fax tjenester
Bestem, hvilken type online fax service der passer dig. Modtagelse af en fax online er nu nemmere end nogensinde, med en bred vifte af onlinefaxydelser, der konkurrerer om forretninger. Mens mange tjenester opkræver et lille beløb for at beholde et faxnummer over en periode, tillader mange on-demand-tjenester gratis brug af et antal og ubegrænsede faxindtægter. Hvis du kun ønsker at modtage et par faxer i løbet af kort tid, bør en gratis fax service være fint, selvom dit nye faxnummer kan være i en anden region end din telefonsvarer. Hvis du ønsker at opretholde en professionel, langsigtet online faxlinje med et lokalt nummer, kan du ønske at forfølge en betalt tjeneste for at sikre stabilitet.
Få et gratis faxnummer. Hvis du beslutter dig for at tilmelde dig et gratis faxnummer, er denne service tilgængelig fra en række udbydere som FaxDigits.com. For at tilmelde dig en gratis konto, skal du bare besøge www.FaxDigits.com og klikke på "Tilmeld dig gratis service". Efter at have udført nogle grundlæggende oplysninger, som f.eks. Dit navn og din adresse, sender servicen dit nye gratis nummer direkte til din email-boks.
Få et betalt faxnummer. For langsigtede løsninger er betalte onlinefaxydelser som eFax både populære og stabile. For at erhverve et betalt nummer skal du blot besøge www.EFax.com, klikke på "Faxnummer", indtast din postnummer og klik på "Gå". Hvis du er i et stort storbyområde, vil hjemmesiden bede dig om at vælge dit områdekode; Ellers bliver du bedt om nogle grundlæggende identificerende oplysninger. Efter at have gennemført disse oplysninger (og selvfølgelig leverer dit faktureringskort), leverer systemet dit nye lokale faxnummer til din email-boks.
Til fysiske faxmaskiner
For at sende og modtage faxer skal din faxmaskine være forbundet til det offentlige telefonnet (PSTN). For at få denne forbindelse og dit faxnummer skal du have en linje installeret af din lokale telefontjenesteudbyder.
Kontakt din telefonselskab. Forskellige lokale telefonselskaber har forskellige metoder til at kontakte dem. På mange steder kan virksomheden hurtigt og nemt nås ved blot at ringe "6-1-1" fra din fastnetelefon. Andre virksomheder, som EMBARQ og VoIP giver Vonage, kræver at ringe et gratisnummer for at nå deres forretningskontor. Hvis nummer 611 fra din telefon ikke forbinder dig med dit lokale telefonselskabs kontor, kan du finde nummeret i din lokale telefonbog.
Anmod om ny tjeneste. Når du kommer til en repræsentant hos dit lokale telefonselskab, vil du ønske at anmode om en ny telefonlinje til din faxmaskine. Hvis din konto hos telefonudbyderen er en virksomhedskonto, bliver du måske bedt om at give nogle kontooplysninger for at bekræfte, at du er autoriseret til at bestille på vegne af din virksomhed. Hvis du installerer en faxlinje i dit hjem, bliver du måske bedt om nogle personlige verifikationsspørgsmål for at sikre, at du faktisk er den, du siger, du er. Mens denne proces kan virke frustrerende, husk at disse repræsentanter er i et callcenter, nogle gange hundreder af miles væk, og kan ikke fysisk se dig eller vide hvem du er.
Anmod om kun fax service. Når telefonselskabets repræsentant har bekræftet din identitet, kan hun prøve at anbefale yderligere funktioner til din nye linje. Mange telefonselskabsrepræsentanter har en salgskvote og vil gentagne gange forsøge at "upsell" tjenester på din nye faxlinje. Da de fleste af disse tjenester ikke anerkendes af din faxmaskine og faktisk kan afbryde faxoverførslen, skal du sørge for, at repræsentanten ved, at du bruger linjen til en faxmaskine og ikke kræver yderligere tjenester.
Modtag dit faxnummer. Når repræsentanten har taget din ordre, vil hun forsyne dig med dit nye faxnummer, som du derefter kan tilføje til visitkort, marketingmateriale eller andre dokumenter. Da telefonfirmaet fysisk skal forbinde linjen, kan det tage et par dage, før din tjeneste er fuldt aktiveret og klar til brug.
Tips
-
Modtagelse af dine faxer på en fysisk faxmaskine har både fordele og ulemper i forhold til modtagelse af faxer online. Når du tilslutter en fysisk faxmaskine til telefonnetværket, sikrer du, at du modtager dine faxer på tværs af en etableret, langfristet faxlinje og kan sende faxer på samme linje. Det betyder også, at du ikke kan hente dine faxer online, hvis f.eks. du er væk fra dit hjem eller kontor. En online fax-tjeneste kan også give dig mulighed for at behage dine modtagne faxer nøje uden at bekymre dig om fysiske kopier. Før du abonnerer på en faxtjeneste, skal du omhyggeligt evaluere hvilken faxindstilling der passer dig. Nogle vælger endda at have både en fysisk faxmaskine og en onlinetjeneste.
