Erhvervsrapporter kan diskutere alt fra en virksomheds økonomiske stilling til markedsføringsstrategier og salgsmetoder. Kvartalsrapporter kan være relativt små, da de kun indeholder oplysninger, der er relevante for en tre måneders periode. Inden du opretter og skriver kvartalsrapporten, skal du definere dens formål og bestemme, hvilken information der skal inkluderes. Selv om det specifikt kan vedrøre finansiel indtjening, kan det også være en lille rapport, der fremhæver aktiviteterne i forskellige afdelinger i virksomheden.
Skriv en introduktion til kvartalsrapporten. Identificer formålet med rapporten og sørg for at nævne den periode, rapporten omfatter. Skriv for eksempel, at rapporten fokuserer på virksomhedens finansielle status mellem april og juli 2007.
Opret overskrifter og underpositioner til rapporten. Hvis rapporten fokuserer på aktiviteterne i hver afdeling i virksomheden, skal du bruge hver afdeling som en overskrift. Brug underpositionerne til at identificere aktiviteterne i hver afdeling. Hvis du skriver en kvartalsrapport, skal du bruge overskrifterne til at identificere de vigtigste sektioner som aktiver, passiver og omkostninger.
Identificer den metode, der bruges til at få dataene til rapporten. Dette vil variere afhængigt af formålet med rapporten. For en finansiel rapport, hent dine data direkte fra regnskabsafdelingen. Hvis rapporten vedrører hver afdeling, skal du tale med en leder i hver afdeling for at få de korrekte data.
Skriv rapportens krop ved at bruge overskrifterne og underpositionerne som din vejledning. Vær klar og ligetil på dit sprog. Brug grafer og tabeller, hvis du skal illustrere nogle data, da tal kan være frygtelig at læse, hvis der er mange af dem. Identificer eventuelle problemer eller problemer, der er lært af dataene, så læseren er opmærksom på de problemer, som rapporten viser.
Påmind læseren om, at de oplysninger og data, der præsenteres i den lille rapport, kun vedrører de tre måneder, der er nævnt i indledningen. Brug konklusionen til at tilbyde løsninger eller ideer til de problemer, der er diskuteret i rapporten.
Fremhæv de vigtigste punkter i rapporten under en overskrift kaldet "Executive Summary." Skriv det sidst for at sikre, at du indeholder hvert hovedproblem i resuméet. Placer det mellem titelsiden og introduktionen. Nogle læsere må kun læse resuméet for at få en ide om indholdet i stedet for at læse hele rapporten.
