Der er specifikke ting, som du kan kommunikere med andre mennesker i dit forretningssted ved at bruge memo distribution. Et notat er generelt at kommunikere noget vigtigt for kolleger og er normalt distribueret til mindst mere end en person i virksomheden. Et notat kan også bruges til at lade alle vide om noget presserende, såsom tabte filer. Tabte filer kan påvirke driften af virksomheden, og arbejderne skal være opmærksomme på problemet og hvordan de kan hjælpe så hurtigt som muligt.
Udfyld overskriften til notatet om tabte filer. Dette inkluderer en linje for datoen, emnet, hvem notatet er til og hvem det er fra. Disse linjer er mærket "Dato", "Emne", "Til" og "Fra". Feltet skal mindst sige "Tabte filer", men kan også beskrive hvilke filer der går tabt.
Forklar problemet kort i første afsnit direkte under overskriften. Dette bør helt sikkert indeholde hvilke filer der går tabt, såsom filer til en bestemt klient eller et projekt. Det kan også omfatte, hvordan du tror filerne var tabt, hvor de måtte være, og hvor presserende det er at finde dem.
Beskriv mere om problemet i næste afsnit. Få mere detaljerede oplysninger om de tabte filer på dette tidspunkt. Du kan levere detaljer om klienten eller projektet, som filerne indeholder, eller flere oplysninger om, hvordan filerne kan søges af medarbejdere. På dette tidspunkt, angiv en bestemt dato, filerne skal findes af.
Fortæl modtagerne af notatet præcis, hvad du vil have dem i det sidste afsnit. Dette bør være specifikke handlinger som f.eks. Søgning i database X eller gennemgå alle dine personlige filer, hvis du har gemt de mistede filer på din virksomheds computer eller flashdrev. Gentag den dato, hvor filerne skal findes af.
Prooflæse notatet. Sørg for, at du ikke har inkluderet følsomme oplysninger om de filer, der ikke burde være en skriftlig oversigt over. Sørg også for at have formuleret vigtigheden af at finde de tabte filer klart.
