Sendebreve, også kaldet omslagsbrev, ledsage faxer og e-mails for at beskrive indholdet af faxede dokumenter eller de filer, der er vedlagt en e-mail. Transmitterlige breve sikrer også, at dokumenterne gives til den rigtige person, hvis de sendes til en delt fax eller e-mail-adresse. Disse bogstaver er normalt korte og giver kun de nødvendige oplysninger. Fordi overførselsbreve er en form for virksomhedskorrespondance, skal du følge visse standarder for at skrive en korrekt.
Indtast dit navn eller firmaets navn, adresse, telefonnummer og andre kontaktoplysninger øverst i dokumentet, og find det på højre side af siden. Alternativt kan du skrive brevet på firma brevpapir i stedet.
Spring over en linje, og angiv datoen under dine oplysninger på højre side af siden.
Indtast modtagerens navn, adresse og eventuelt kontonummer eller anden identificerende information på venstre side af siden, to linjer ned fra datoen.
Adress brevet specifikt til den person, der vil modtage den. Hvis du ikke kender individets navn, er det tilstrækkeligt at skrive "Dear Sir eller Madam".
Skriv din begrundelse for at skrive brevet i første sætning. Angiv, om du sender et CV, forretningsforslag, rapport eller oplysninger om et produkt eller en tjeneste.
Giv baggrundsoplysninger om det dokument, du sender i andet afsnit. Dette kan omfatte datoer, hvormed læseren skal handle på oplysninger i dokumentet eller, hvis dokumentet har flere sider, en kort forklaring på de medfølgende sider. Du kan også minde læseren om eventuelle samtaler eller korrespondance, du havde med ham i forbindelse med dokumentet.
Tak læseren for hendes tid i sidste afsnit og bede hende om at kontakte dig, hvis hun har spørgsmål.
Indtast dit navn, titel og kontaktoplysninger, f.eks. Din e-mail-adresse eller telefonnummer, nederst på siden. Skriv din underskrift over dit navn.
