Processen for værdiforvaltning (EVM) er en almindeligt anvendt metode til måling og rapportering af status og helbred for et projekt. Projektlederne er i stand til at beregne en række forhold og indekser, der identificerer, om et projekt er foran eller efter planen og under eller over budget. To af de mere værdifulde indeks for EVM er Cost Performance Index (CPI) og TCPI (Complete Performance Index).
CPI
Cost Performance Index (CPI) måler projektets omkostningseffektivitet. KPI er et forhold mellem det oprindelige budgetbeløb for det færdige arbejde eller den optjente værdi (EV) og den faktiske omkostninger (AC) for at udføre disse opgaver. For at beregne KPI opdele du det budgetterede beløb for det arbejde, der er udført af de faktiske omkostninger ved udførelsen af dette arbejde.
Det ønskede mål er et CPI svarende til en eller større end en, hvilket angiver, at projektet er på budget eller under budget. En CPI-værdi mindre end en angiver, at projektet er over budget. Når KPI nærmer sig nul, bliver situationen mere og mere alvorlig.
KPI er en måling af projektets tidligere resultater og hvordan det er i overensstemmelse med dets budget. Hvis forbrugerprisindekset var 0,80, er indikationen ud af hver dollar, der blev brugt til dette punkt i projektet, kun 80 cent arbejdsværdi blev optjent. Budgetmæssigt er projektet overskredet med 20 procent i at opnå kun 80 procent af det budgetterede arbejde.
TCPI
TCPI (Complete Performance Index) angiver niveauet af ydeevne, der er nødvendigt for resten af et projekt, for at det kan gennemføres på budgettet. KPI angiver tidligere udgifter og mængden af fuldstændigt arbejde for det budget, der bruges. TCPI fortæller projektlederen mængden af fortjent værdi for hver budget dollar for alle fremtidige arbejder for at projektet skal kunne opfylde budgettet.
For at beregne TCPI trækker du den optjente værdi (EV) fra projektets samlede budgetbeløb - kaldet budget ved afslutning (BAC) - og divider derefter denne værdi i det resterende (ubrugte) budgetbeløb eller BAC minus AC. Formlen for TCPI er
TCPI = (BAC - EV) / (BAC - AC)
Hvis projektlederen beregner EV og AC for projektet er henholdsvis $ 8.000 og $ 10.000, er CPI 0,80. For projektets samlede budget på $ 30.000 indikerer TCPI det
TCPI = ($ 30.000 - $ 8.000) / ($ 30.000 - $ 10.000) = 1.1
En TCPI på 1,1 angiver, at for resten af projektet skal der for hver budgetpension brugt der være en gevinst på $ 1,10 af fortjent værdi. Hvorvidt det er realistisk eller ej, er noget, som projektlederen og de øvrige interessenter skal beslutte. Under alle omstændigheder informerer TCPI dem om, hvad der skal gøres.
KPI vs TCPI
Den beregnede værdi af KPI giver projektlederen kendskabet til projektet til et bestemt punkt ved hjælp af de data, der er akkumuleret fra fortiden indtil det tidspunkt. På den anden side fortæller TCPI projektlederen, hvad der skal ske i fremtiden. På mange måder er KPI og TCPI noget komplementære, fordi fortidens problemer sætter fremtidens krav. Disse to indekser bruges ofte sammen med andre EVM indekser til at bestemme, hvor projektet er, og hvad skal der ske for at få det til, hvor det skal gå.
Projektafgørelser
Mens EVM er et glimrende værktøj til at angive et projekts status kvantitativt, kan projektlederen, fordi hun er tæt på de daglige handlinger, detaljer og fremskridt i et projekt, regne med kun få eller kun en eller to af EVM indekserne. Imidlertid kan ledelsen eller kunden lægge større vægt på indekser som f.eks. KPI og TCPI, fordi de overvåger penge fra et projekt, tidligere, nutid og ind i fremtiden.
I en situation, hvor KPI er lav og TCPI er høj, skal det være tydeligt for alle ledere, at der er flere midler til at gennemføre projektet, hvis det stadig er ønsket.
