Sammenlignet med faxing er e-mail en mere bekvem metode til at få information fra et punkt til et andet.Men du bør ikke udfase faxmaskinen som et vigtigt kontorværktøj endnu. Visst er der lejlighedsvis fastkørt maskine, optaget signal og manglende side, men faxmaskiner er værd at bruge og har fordele: Større dokumenter kan sendes, nogle mennesker ser dem som en mere professionel form for forretningskommunikation, og underskrevne signaturer på faxer er legitime.
Skriv navnet på modtageren og afsenderen af faxen i Til og Fra sektionerne på faxdækslet.
Skriv dine telefon- og faxnumre i det relevante fax- og telefonnummer. felter. Dette er nyttigt, hvis modtageren skal ringe eller faxe tilbage.
Indsæt det samlede antal sider, der er inkluderet i faxen, herunder dækarket i Totalnr. af sider eller nr. af coverarket. Dette fortæller modtageren, hvor mange sider de kan forvente at modtage i faxen.
Skriv et til tre ord, der beskriver formålet med faxen i RE-afsnittet på omslaget. Indtast et referencenummer, hvis det er relevant.
Udfyld den relevante boks eller cirkel den relevante ordbeskrivelse, der angiver, hvor hurtigt faxen er, eller dine svar ønsker fra modtageren.
De fleste faxmeddelelser omfatter svarbeskrivelser, som f.eks.: Til anmeldelse (ingen handling nødvendig), Venligst kommentér (svar påkrævet), Haster (håndter straks), Fortroligt (kun for visse øjne), eller Svar venligst (svar påkrævet).
Skriv eventuelle yderligere noter eller instruktioner, som du gerne vil have modtageren til at læse eller være opmærksom på i den tomme bundsektion (Kommentarer) på faxdækslet.
Indsæt den dato, du sender faxen øverst på arket, efter at du har gennemgået faxen og sørget for, at alle relevante afsnit af omslaget er færdige.
Tips
-
Udskriv tydeligt og læseligt for at sikre, at dækslet er læsbart.
Brug blåt eller sort blæk, hvis coverarket scannes eller kopieres.
Advarsel
Undgå at sende fortrolige oplysninger via fax. Der er ingen måde at vide, hvem der er i den anden ende.
