Når en kontrakt slutter, skal det beløb, der budgetteres for kontrakten, svare til, hvad der er udbetalt. I praksis kan der være fejl, bonusser, der ikke er optjent, tilbageholdt gebyrer og andre steder i kontraktbudgettet, hvor bøgerne ikke balancerer. Kontraktsafstemning er processen med at forklare og løse eventuelle finansielle løsninger: forpligtelserne indebærer at finde fejl, finde årsagen, beregne størrelsen og finde ud af, hvordan man retter dem.
papirarbejde
Den første opgave at afstemme en kontrakt er at gå over papirarbejdet, ifølge forsvarsministeriet. Pligten til de ansatte, der arbejder med afstemning, omfatter sammenligning af basiskontrakten med eventuelle ændringer, med fakturaer, betalingsbeviser, officielle regnskabssystemer og eventuelle transaktioner, der allerede er behandlet. Den føderale regering har udviklet forsoningscomputersystemer, der gør det muligt for forsoningspersonalet at matche dokumentation, der arkiveres elektronisk i forskellige afdelinger.
Dokumentation
Det kan vise sig, at der mangler dokumenter, som gør det umuligt at afstemme kontrakten korrekt. I så fald er medarbejderens opgave at foretage en udtømmende søgning i registre, elektronisk og hard copy for at finde dokumentationen. Hvis noget materiale ikke kan findes, skal personalet gøre det bedste, de kan med de oplysninger, de har.
uoverensstemmelser
Personale næste pligt er at finde årsagerne til uoverensstemmelser. Potentielle årsager er svig, regnskabsfejl, fald i omkostningerne ved leverancer eller en entreprenør, der endnu ikke har returneret en overbetaling.
Justering af bøgerne
Når fejl er fundet, er den endelige forpligtelse for et aftalemæssige afstemningsjob at opdatere kontiene - justere dem, når overbetalinger returneres eller fjerne fejl eller når forsinket betalingskuponer endelig sendes.
