Selv hvis du beslutter, at en kandidat ikke har ret til stillingen, er det i organisationens bedste interesse at slå ham ned respektivt. Han kan være en god pasform til en anden position på vejen, eller han kunne endda være en potentiel kunde. Desuden rejser ordet hurtigt, og hvis en ansøger føler, at din virksomhed har behandlet ham dårligt, kan han vække sine frustrationer på sociale medier og muligvis ødelægge organisationens image.
Sæt det i skrivning
Et telefonopkald kan virke mere personligt, men det kan også skabe en akavet situation. Kandidaten kan ikke vide, hvordan man reagerer, kunne forhøre dig om dine grunde til at afvise ham eller reagere på en måde, som han beklager senere. Dette kan ødelægge muligheden for at forlade kandidaten med et positivt indtryk af virksomheden eller lade døren stå åben for et muligt fremtidigt forhold.Hvis du sender en e-mail, kan du tage tid på at komponere den rigtige besked, og ansøgeren kan tage tid til at behandle oplysningerne og samle sine tanker, inden de besvares.
Forklar dine grunde
Nogle virksomheder forbyder at ansætte ledere fra at afsløre hvorfor de valgte ikke at ansætte nogen. Hvis din organisation tillader det, skal du kun fokusere på de jobkrav, kandidaten ikke mødte. For eksempel har du måske været på udkig efter en person, der er dygtig i et bestemt softwareprogram, eller mens du er imponeret over hans ledelseserfaring, har han kun ledet 5-10 medarbejdere, og jobbet kræver styring af et større personale.
Reager straks
Jo længere du forlader en ansøger venter, jo mere ivrig bliver han, og jo mere forstyrret bliver han, når han endelig modtager en afvisning. At underrette ham så hurtigt som din beslutning gør kandidaten til at føle sig mere respekteret og tillader ham at fortsætte med denne jobsøgning hurtigt. Du behøver ikke vente, før du træffer din endelige beslutning om at underrette kandidater. Hvis du efter et interview ved, at en kandidat ikke passer godt, skal du sende ham en mail inden for en dag eller to i stedet for at vente dage eller uger, indtil du ansætter nogen. Også, hvis du læser en persons genoptagelse og hurtigt skærmbilleder ham, skal du straks sende en kort email.
Hold det positivt
Afvisning stikker altid, men hvordan du formidler beskeden kan blødgøre blæset. Tak personen for hans interesse for jobbet og din virksomhed. Hvis du interviewede ham, skal du nævne at du nød det at møde med ham. Komplimentere noget om hans erfaring, viden eller talenter, der imponerede dig. Hvis du kan se ham arbejde hos virksomheden i en anden kapacitet, skal du fortælle ham, at du holder ham i tankerne eller beder ham om at ansøge om andre stillinger hos virksomheden. Hvis du mener, at han måske passer godt ind i en anden afdeling eller en anden organisation, så spørg, om du kan give hans navn til ansættelseslederen eller vejlederen der.
