Det er sket for alle mindst en gang. Du har gået i indkøb, eller har en form for service, og du har haft en frygtelig kundeoplevelse. Naturligvis vil du sandsynligvis fortælle dine venner alt om det. Men hvis du vil sikre dig, at det ikke sker igen, er en af de bedste måder at få tilfredshed på at skrive et kundeklagerbrev. Det er ikke altid sjovt at skrive en af disse - jo er den eneste grund til at du gør det, fordi du havde en dårlig oplevelse - men det kan gøres på en professionel måde, der kan give dig nogle overraskende resultater. Sådan skriver du et kundeklagerbrev, der får en vis opmærksomhed fra de mennesker, der læser det.
Sådan skriver du et kundedatabrev
Først og fremmest, få et navn. Find ud af, hvis opmærksomhed brevet skal gå til. Send det ikke til "OBS: Kundeservice", fordi ingen er ansvarlig for det. Spørg butikken, enten personligt eller på telefonen, hvem den person er, der har ansvaret for kundeklager. Enhver korrespondance skal sendes til den persons opmærksomhed. Hvis de også har en titel, skal du sørge for at inkludere det som: "OBS: David Jones, Vice President of Marketing".
Skriv derefter dit brev. Send ikke e-mails; de er alt for upersonlige, og det er nemt for dem at forsvinde i cyberspace. Send et almindeligt brev, enten til butikken selv eller til virksomhedens kontorer. Hold dit brev kort og kortfattet; ikke mere end to sider skal være alt hvad du behøver for at forklare situationen.
Når du arbejder på dit brev, skal du inkludere detaljerne i situationen. Sig præcis, hvad der skete, for eksempel, "Da jeg var i din butik tirsdag den 5. marts, var en kasse med navnet Lorraine yderst uhøflig for mig." Hvis det er muligt, dokument tid. Hvis det er en forretning eller forretning, hvor du har en nummereret konto, f.eks. Et varehus eller en lægekontor, skal du inkludere dit kontonummer i al korrespondance. Det vil hjælpe dem, der læser dit brev for at forbinde klagen med, hvem du rent faktisk er.
Brug en positiv, respektfuld tone. Chancerne er, at dit brev kommer til en højtstående administrativ person, som vil sympatisere med din situation. Snarere end at være fjendtlig, formidle at du er et uskyldigt offer. Endnu bedre, gør det klart, at du forstår, at en sådan dårlig service ikke er virksomhedens normale standard, og at du ved, at deres forretning aldrig ville have bevidst behandlet dig dårligt. Påmind dem om, at du virkelig nyder shopping der, men du vil sikre dig, at de er opmærksomme på en potentielt skadelig kundeservice situation.
Endelig bede om et svar. Indstil en deadline, men gør det til en rimelig. Sig noget som om, "Jeg håber at høre tilbage fra dig inden for de næste tredive dage, så dette spørgsmål kan løses." Hvis du ikke hører tilbage fra den person, du har skrevet til i den tildelte tid, ring eller send et følgebrev (endnu en grund hvorfor du skal få en persons navn på brevet). Uanset hvad svaret er, uanset om det er et undskyldningsbrev eller endda kuponer for yderligere produkter, send en taknemør, når brevet er blevet løst. Følg disse enkle strategier, og du er sikker på at få et positivt svar på din kundeklager!
Tips
-
Hvis det overhovedet er muligt, prøv at løse situationen straks efter at det er sket. Chancerne er gode, at du ved at tale med en leder eller en vejledende person personligt vil kunne få en vis tilfredshed. Hvis tilsynsføreren eller butikschefen ikke tager sig tid til at tale med dig, eller hvis de afviser dig uden at løse problemet, så gå højere op på virksomhedens stige.
Advarsel
Gør ikke urimelige krav, som: "Jeg vil have den mekaniker fyret!" eller "Jeg forventer at blive kompenseret for denne ulejlighed!" Medmindre du virkelig har været økonomisk skadet af hændelsen, er en simpel undskyldning et perfekt godt svar.
