Et forretningsbrev kan indeholde vedhæftede filer, der genoptager oplysninger i brevet eller giver yderligere oplysninger for bedre forståelse. Begrebet vedhæftning udskiftes ofte med udtrykket kabinet. På trods af deres ligheder er de ikke en og samme ting. At forstå forskellene mellem de to og hvordan man citerer dem i dine forretningsbrev vil gøre ser mere professionelle og endda give dig en konkurrencemæssig fordel.
Tips
-
Når du citerer en vedhæftet fil eller et kabinet i et forretningsbrev, skal du notere den vedhæftede fil eller dokumentnavn inden for parentes.
Vedhæftning versus indkapsling
Først skal du sørge for at forstå forskellen mellem vedhæftede filer og kabinetter. Mens begge giver dig mulighed for at give flere oplysninger og yderligere ressourcer, repræsenterer de forskellige ting.
Som navnet antyder, er en vedhæftet fil et dokument eller en fil, der er vedlagt et brev. Det anses for at være en del af brevet, da det fremhæver nøglepunkter, tilbyder mere information eller støtter din erklæring. Når du skriver brevet, henvises til vedhæftede dokumenter. For eksempel kan du vedhæfte en kontrakt og nævne den i brevet sammen med relevante oplysninger om, hvad det indebærer.
Vedhæftninger er derimod separate dokumenter. Hvis du for eksempel sender et forretningsbrev til en potentiel ny partner, kan du vedlægge en brochure, markedsundersøgelse eller sammenligningstabel. Det er ikke nødvendigt at henvise til dette dokument i brevet. Valget er op til dig.
Vedhæftede filer i teksten
Når du citerer information fra et andet dokument i teksten, skal du bruge parenteser i enten postforsendelse eller elektronisk postkorrespondance. Bemærk den vedhæftede fil eller dokumentnavn inden for parentes. Hvis man antager, at et brev henviser til en telefonklager, vil citatet indeholde navnet på klage dokumentet, såsom: (Vedlagt: Kundeservice Journal, 1/5/2017).
I teksten citater tilføje yderligere oplysninger til indholdet af brevet. Henvisningen kan referere til regnearkdata, transkripsioner eller andre bogstaver. Brug letlæselige filnavne, der beskriver dokumentet. Hvis dokumentet udskrives, skal du title det på samme måde. Det er også acceptabelt at tildele bilag med alfabetiske bogstaver, f.eks. "Vedhæftning A."
Sådan refererer du flere bilag
Ud over at bruge en i-tekst henvisning af vedhæftede filer, skal du også minde om læseren af vedhæftede filer i slutningen af brevet. Under underskriftsnavnet i nederste venstre hjørne skal du skrive "Vedhæftede filer." Det er valgfrit at angive navnet på alle vedhæftede filer i slutningen af brevet, men det er god praksis, især hvis der er mange af dem. Dette vil give modtageren en bedre ide om hvad man kan forvente, og hvilke filer han eller hun har brug for mest.
Sådan bruges indkapslinger
Vedhæftninger henvises ikke ofte til i selve teksten, men det er ikke en hård regel. Hvis vedhæftninger er citeret i forretningsbrevet eller notatet, skal du bruge den samme metode som beskrevet for vedhæftede filer. Eksempler på et kabinet inkluderer et CV eller en ansøgning. Disse filer henvises i slutningen af brevet under underskriverens trykte navn langs den nederste venstre margen.
Brug "Enclosure" til et kabinet og "Enclosures" for mere end en. Det er også acceptabelt at tilføje det samlede antal medfølgende elementer, f.eks. Bilag: 4. Hvis et dokument er citeret i brevet, men ikke faktisk vedlagt det, bemærk dette som "uden vedhæftede filer."
Anbefalet regeringsformat
I den offentlige korrespondance foretages der undertiden en differentiering mellem et forretningsbrev og et notat. Med bogstaver betegnes citatet som en "Enclosure", mens notater normalt henviser til dem som "vedhæftede filer." Disse dokumenter henvises ofte til i teksten i henhold til et tildelt alfabetisk bogstav, f.eks. "Vedhæftning A."
Liste over alle vedhæftede filer eller bilag, selvom en anden side er nødvendig for korrekt at gøre det, med angivelse af "Vedhæftede filer: Side 2." Hvis et referencedokument ikke er tilgængeligt, bemærkes dette ved at inkludere "w / o encl." at lade modtageren vide, at dokumentet ikke er tilgængeligt og så ikke vedlagt. Tjek med bestemte offentlige enheder for skabelonspecifikke eller unikt formatretningslinjer.
