Den måde, et firma drives på, påvirker direkte de succeser og fejl, det har. Når ledelsen identificerer solide langsigtede mål for organisationen, plus innovative måder at opnå dem på, har organisationen som helhed motivationen og køre til arbejdet med det resultat.
Forestil dig at arbejde for en organisation, hvor ledelsen ikke har anerkendt vækstplaner eller langsigtede mål. Hvad ville der ske med det selskab? Det kan opretholde sig i et par måneder, men manglen på planlægning eller strategisk indgriben kan føre til dens død. På samme måde kan man ikke have nogen ledelse fra den øverste ledelse, så medarbejderne taber tillid til virksomheden. Organisationsplanlægning, som omfatter strategier for alle niveauer i virksomheden, er afgørende for virksomhedens succes.
Organisationsplanlægningsdefinition
Organisationsplanlægning begynder, når seniorledelsen identificerer virksomhedens kortsigtede og langsigtede mål. Når disse mål er blevet defineret og raffineret, så de er klare og opnåelige, er det vigtigt at formulere specifikke strategier og planer om at nå disse mål. Organisationsplanlægning sikrer, at der er en vision for virksomheden, så medarbejderne ved og forstår, hvordan deres daglige job bidrager til virksomheden som helhed.
De mål, som en virksomhed sætter, skal være realistisk nok til at blive implementeret inden for organisationens ressourcer. Det er godt at nå til stjernerne, men samtidig må målene også nås. At være ude af stand til at ramme mål, der ligger langt uden for rækkevidde, kan være demoraliserende for virksomheden. Et godt mål bør også være kvantitativt målbart. På denne måde kan virksomheden følge sine fremskridt i hele regnskabsåret og kontrollere, hvor langt de er kommet og hvor meget længere de har forladt. Det er også vigtigt at skitsere en tidsramme for at nå målet, som inden for et regnskabsår eller kvart. På denne måde kan virksomheden fastsætte projektfrister for at holde alle på sporet.
Ud over at definere mål og udvikle planer for at nå dem dækker organisationsplanlægning personale og ressourceallokering.De rigtige mennesker skal være på plads til at udføre deres roller, og de nødvendige ressourcer, herunder økonomi, skal være tilgængelige for organisationen, så de med held kan gennemføre de planer, der er på plads.
Som enhver organisation er unik, vil ingen struktur eller metode til bemanding arbejde for alle virksomheder. Men visse faktorer bør altid overvejes i planlægningen af en effektiv organisationsstruktur. Virksomhederne skal undersøge og vurdere styrken og svaghederne i forskellige organisationsstrukturer, såsom funktions-, divisions- eller matrixstrukturer, og overveje, hvilken der vil oprette dem for bedst at nå deres organisatoriske mål. Virksomheden skal også forudsige deres vækstmønstre, og hvordan de passer ind i deres overordnede planer. Desuden skal organisationen se, hvilken struktur der vil producere den mest betydningsfulde driftseffektivitet og medarbejdertilfredshed.
Organisationsplanlægning kan gælde for enhver størrelse af et firma, uanset om det er en lille iværksættervirksomhed eller et multinationalt konglomerat. I enhver situation er det afgørende for ledelsen at bestemme virksomhedens mål og udarbejde planer om at nå dem ud over de ressourcer, det vil tage for at nå disse mål.
Typer af organisationsplanlægning
Der er mange måder at kategorisere typer af organisationsplaner på, selv om mange af dem falder ind i fire hovedkategorier: finansiel, strategisk, uforudsete og succession. Hver type organisationsplan ser på virksomheden som helhed, men gennem objektivet i et bestemt område. På denne måde er det nemt at se, hvordan virksomheden vil gå i mange forskellige scenarier.
Finansiel planlægning i en organisation har til formål at skabe større indtjening eller øge virksomhedens markedsandel. Derudover kan finansiel planlægning løse forudsigelige økonomiske problemer, som virksomheden måtte have i fremtiden. Den måde, en finansiel plan er struktureret på afhænger af virksomhedens niveau og de mål, det ønsker at opnå. En vigtig faktor i en finansiel plan er, at den skal være forankret i virkeligheden. Ligesom effektiv målplanlægning skal den økonomiske plan tage hensyn til virksomhedens sande økonomiske billede nu og i fremtiden. Planen skal også være fremadrettet, så den kan afhente eventuelle potentielle problemer, som virksomheden måtte overvinde.
Tag en lille virksomhed som f.eks. Et digitalt marketingbureau. Med en stab på fem står virksomheden på et plateau og har ikke nok menneskelige ressourcer til at vokse virksomheden. Øget salg er et af deres organisatoriske mål. Men hvis de ansætter en anden medarbejder, har de ikke økonomien til at betale for dem. At have en klar finansiel plan for denne organisation vil ikke kun hjælpe dem med at finde ud af, hvordan man får en ekstra ressource, men også hvordan man betaler for dem. Desuden kan den nye medarbejder hjælpe dem med at øge deres salg og opfylde deres organisatoriske mål.
En anden type organisationsplan er strategisk planlægning, som indebærer at oversætte virksomhedens vision til mål og målsætninger, med skridt til at nå dem. Strategisk planlægning ser ikke kun indad i virksomheden, men fokuserer også på markedet og industrien samt konkurrenterne. Denne form for planlægning indebærer analyse af virksomhedens fremtidige muligheder og mulige indkommende trusler. Det kræver også at kende organisationens styrker og svagheder fuldt ud. Strategisk planlægning kræver også at have en forståelse for, hvem konkurrenterne er på markedet, og præcis hvad deres styrker og svagheder er i forhold til organisationen. At have en realistisk opfattelse af den samlede markedsplads og økonomi er også afgørende.
I tilfælde af det digitale marketingbureau kan en del af deres strategiske vision f.eks. Være at tilbyde en ny tjeneste, såsom copywriting af blygenereringsmaterialer. Hvis virksomheden hovedsagelig har fokuseret på webdesign og onlineannoncering indtil det tidspunkt, skal de gennemføre en grundig undersøgelse af copywriting-feltet for at forstå, hvordan det går i branchen. Hvis deres konkurrenter tilbyder copywriting som en tjeneste, så kan det være forsigtigt for dem at tilbyde det også. De kan også have brug for en måde at differentiere deres copywriting-tjenester fra deres konkurrenter.
Mange organisationer skaber også beredskabsplaner for resultater, der ligger uden for det normale. Denne form for organisationsplanlægning hjælper med at mindske potentielle risici for virksomheden og kan endda potentielt hjælpe dem med at undgå begivenheder, der kan have katastrofale virkninger. En robust beredskabsplan er velundersøgt og præsenterer realistiske scenarier, der kan finde sted, der kan have negative konsekvenser for virksomheden, og det giver en trinvis løsning, som virksomheden kan gennemføre i det scenario. Beredskabsplanlægning kan redde en organisation fra undergang og kan hjælpe den med at vokse i overgangstider.
Et muligt katastrofalt scenario for det digitale marketingbureau kan være, at deres største klient, der leverer over 50 procent af deres omsætning, beslutter at underskrive med en af deres konkurrenter. I dette tilfælde vil selskabet miste en stor del af deres indkomst. Hvis de ikke kan finde ud af en måde at erstatte den, må de muligvis erklære konkurs. En beredskabsplan vil i deres tilfælde give mulige løsninger på dette problem, hvilket kan omfatte måder at bringe denne klient tilbage med virksomheden, øge deres indtægter gennem andre kanaler eller endda tage et lån til kortvarig nødhjælp. Ved at have en plan allerede på plads, hvis deres største klient forlader, kan det digitale marketingagent derefter få ret til arbejde, der forsøger at løse deres problem, i stedet for at spilde tid på at forsøge at finde ud af en plan, mens de er i krisesituation.
Succession planlægning er en anden effektiv måde at organisere planlægning på. Dette indebærer at udvikle en strategi, der skal indføres, når en nøglespiller i organisationen forlader. Hvis en person i en beslutningstagende ledelsesrolle forlader organisationen af en eller anden grund, planlagt eller uplanlagt, kan virksomheden som helhed være afbrudt. De kan muligvis ikke opfylde deres organisatoriske mål, hvis de ikke har det rette lederskab på plads. Succession planlægning indebærer mere end blot navngive en efterfølger. Det betyder træning og pleje den person til at udfylde lederpositionen før behovet opstår. På denne måde er der ingen forsinkelsestid for efterfølgeren at komme op til fart, og organisationen kan fortsætte med forretning som sædvanlig.
Hvis ledende webudvikler af det digitale marketingbureau forlod pludselig, kunne virksomheden måske ikke færdiggøre deres eksisterende projekter eller nye projekter, før de havde en erstatning på plads. For en lille virksomhed kan det betyde, at de måske skal lukke deres døre. Med en successionsplan kan de have trænet en junior udvikler til at tage rollen. Hvis denne person allerede var præget af den øverste beslutningsposition, kunne agenturet fortsætte med at servicere deres kunder uden nogen hikke.
Hvorfor skal du bruge organisationsplanlægning
Korrekt organisationsplanlægning gør det muligt for virksomheden at nå sit fulde potentiale. Ved hjælp af en systematisk tilgang kan virksomheder oprette, hvor de vil hen, og derefter gennemføre de trin, de kan bruge for at komme derhen. Hvis en organisation er interesseret i vækst og ikke helt ved, hvordan man kommer derhen, kan organisationsplanlægning hjælpe med at fastlægge de trin, de skal tage, både for at definere deres mål og for at nå dem.
Organisationsplanlægning hjælper virksomheder med at være strategiske på den måde, de træffer nøglebeslutninger på. Når der er større virksomhedsmål på plads, er det lettere at komme til bestemte beslutninger, når man bruger en strategisk metode. På samme måde kan organisationsplanlægning hjælpe virksomheder med at bygge videre på deres styrker. Hvis der er specifikke områder, hvor organisationen udmærker sig, ville det være forsigtigt at spille på dem mere for at vokse virksomheden. I den anden ende af spektret kan en organisations svagheder forbedres ved hjælp af organisationsplanlægning. Elements of financial and contingency planning kan spille en væsentlig rolle i at overvinde en virksomheds svagheder.
At sætte virksomheden op for succes er en af hovedårsagerne til, at de skal bruge organisationsplanlægning. Ved at udvikle planer og processer kan virksomheden arbejde for at forbedre procedurer, der etableres løbende. Forbedring af virksomheden fungerer også for at give dem en konkurrencefordel, som også kan øge deres forretning.
Sådan forbedres organisationsplanlægning
Ingen metode til organisationsplanlægning virker for en virksomhed. Mange gange skal et firma anvende forskellige måder at organisere på at finde ud af, hvad der virker godt for dem. Forbedring af organisationsplanlægning er et kontinuerligt arbejde, for som virksomheden vokser og ændrer måden virksomheden planlægger at ændre for at imødekomme nye krav.
Ærlighed og åbenhed er vigtige aspekter af organisationsplanlægning. Det er vigtigt at have et klart og objektivt billede af, hvordan organisationen gør. På den måde bliver det lettere at identificere potentielle problemer eller trusler organisationen står overfor, eller specifikke svagheder, som er tydelige inden for virksomheden. Fjernelse af interne vejspærre medarbejdere står overfor hjælper dem med at fokusere på den opgave der er til rådighed. Når interne vejspærringer, såsom nogle procedurer eller politikker, er fjernet, kan medarbejderne arbejde for at forbedre organisationens svagheder.
Når man ser på at forbedre organisationsplanlægningen, er det afgørende at have et sæt metrics for at måle planens præstationer. Metrics kan give stor værdi og fungere som en guide til at træffe beslutninger om centrale elementer i virksomheden. Ledelsen kan bruge dataene til at identificere områder, hvor organisationen skal fokusere sine bestræbelser og derefter udvikle strategier til finjustering af operationerne, hvilket får virksomheden til at forbedre sin overordnede ydeevne.
