Projektledere bruger projektplaner til at formidle status for projekter til et projektteam. Projektplanen består af opgaver, aktiviteter, milepæle, afhængigheder og ressourcer, der kræves for projektets vellykkede gennemførelse. Projektlederen opretter og vedligeholder projektplanen. Nogle projektledere bruger projektstyringssoftware til at opretholde deres projektplaner.
Udvikling
Projektledere opretter projektplanen først ved at indlæse de nødvendige aktiviteter. Disse aktiviteter vedrører det overordnede projekt og tildeles forskellige projektteammedlemmer. På grund af projektplanens iterative karakter kan projektledere opdatere projektplanen igennem hele projektet. Aktiviteterne danner arbejdsopdelingsstrukturen, når de er knyttet til projektplanen og projektressourcerne.
elementer
Projektplanen hjælper med at organisere de forskellige planer, der ligger inden for projektplanen. Projektplanens plan beskriver det overordnede omfang af projektet. Planlægningsplanen beskriver projektets tidslinje og projektets start- og slutdatoer. Denne plan beskriver også projektets faser af det samlede projekt. Omkostningsstyringsplanen indeholder projektbudgettet og inkonsekvens i budgetoplysningerne. Kvalitetsstyringsplanen indeholder oplysninger om projektets operationelle detaljer. Personale- og kommunikationsplanerne beskriver detaljeringsressourcer og hvornår og hvad kommunikation går ud til organisationen og projektteamet.
Risikostyring
Risikostyring beskriver også nytten af en projektplan. Ifølge projektledelsesinstituttets "Project Management Body of Knowledge" har hvert projekt risici. Projektplanen skitserer hver risiko og giver projektlederen mulighed for at udarbejde en plan for at mindske risici. Eventuelle begrænsninger i projektet ligger i projektplanens risikostyringsplan. Projektlederen kan overvåge risici i projektplanen og underrette interessenterne om nødvendigt.
Udførelse
Projektplanen, der bruges som kommunikationsværktøj, giver projektinformation gennem hele projektet. Ved at udføre planen arbejder projektlederen sammen med projektteamet for at sikre nøjagtigheden af alle elementer i planen. Ressourceforvaltning opstår under udførelsen af projektplanen, så længe der er budgetoversigter og indkøbsaktiviteter. Projektlederen udfører og overvåger kommunikation og ressourceallokering. Projektlederen kan også genkende eventuelle nødvendige afhjælpende foranstaltninger ved hjælp af projektplanen.
Udgange
Arbejdsresultater og ændringsanmodninger, to output fra projektplanen, hjælper projektlederen med at analysere det udførte arbejde og ændre projektets omfang. Lederen bruger kvalitetsforanstaltninger til at teste arbejdsresultaterne for at sikre produktets tilstrækkelighed. Ændring af anmodninger, der vedrører flere forskellige aspekter af projektet, inkluderer ofte projektplanen, omkostninger eller omfang ændres, ifølge forfatter Joseph Phillips '"Projektledelse Professional Study Guide."
