Små virksomheder og frilansere med godt salg kan være rentable på papir, men kæmper for at betale deres regninger på grund af ringe pengestrømme. At sende rettidige og letforståelige fakturaer for de produkter, du sælger, eller tjenester, du giver, kan hjælpe dig med at undgå pengemangel. Ved hjælp af de standardoplysninger, der findes på de fleste fakturaer, kan du oprette dit eget system, der hjælper dig med at samle dine tilgodehavender snarere end senere.
Indtast oplysningerne for fakturaen
Bestem hvad du vil sætte på fakturaen. Fælles fakturaoplysninger omfatter følgende:
- Navn og adresse på din virksomhed
- Dato for transaktionen
- Transaktionsbeskrivelse
- Enhedspris for solgt produkt
- Antal solgte enheder
- Total ordrepris
- Moms
- Navn og adresse på kunde
- Indkøbsordrenummer (hvis det bruges af kunden)
- Kundekontakt
- Betalingsbetingelser
- Rabat tilbud
- Betalingsmuligheder
Beskrivelse af varer
Din transaktionsbeskrivelse beskriver hvad kunden har bestilt i sætning eller sætningsformular. Enhedsprisen er prisen pr. Vare, du sælger. Dine betalingsbetingelser beskriver, hvornår pengene skyldes dig, samt eventuelle sanktioner for forsinket betaling. Betalingsmuligheder omfatter instruktioner for, hvordan klienten kan betale dig, som f.eks. Check, der skal betales til dit firmanavn, en PayPal-e-mail-adresse eller en meddelelse om, at du accepterer kreditkortbetalinger via telefon. Hvis du vil have fuld betaling inden for et bestemt antal dage, f.eks. 30 dage, skal du angive udtrykket "Net 30 dage." Hvis du vil tilbyde en tidlig betalingsrabat, skal du inkludere noget som "3 procent rabat for betaling inden for 10 forretninger dage af denne faktura."
Generer et faktura nummer
Når du ringer til folk, der skylder dig penge, især større kunder og dem, der gentager forretninger med dig, vil de ofte spørge dig om det fakturanummer du ringer om. Hvis du får et opkald om en faktura fra en kunde, kan du muligvis finde dokumentet hurtigere, hvis du har dine fakturaer nummereret.
Den nemmeste måde at oprette et nummereringssystem på for dine fakturaer er muligvis at starte hvert fakturanummer med datoen og derefter med et tal svarende til hvor mange fakturaer du skriver den pågældende dag. F.eks. Hvis du kun skriver en faktura den 25. april 2015, vil dit faktura nummer være 42520151. Hvis du skriver en anden faktura på den dag, vil fakturanummeret være 42520152. Dette system hjælper dig med at forhindre uheld at bruge det samme nummer på to forskellige fakturaer. Du kan bruge et bogstav i stedet for et tal til at følge datoen og / eller bruge et punktum til at adskille datoen fra det endelige tal eller bogstav. For eksempel kan du bruge 4252015-1 eller 4252015-A til den første faktura, du skriver den 25. april 2015.
Opret fakturaen
Når du ved, hvilken information du vil medtage på din faktura og have et fakturanummer, skal du oprette dit dokument. Indsæt dit firmanavn og kontaktoplysninger øverst efterfulgt af kundeoplysningerne. Det kan være enklest at liste oplysningerne ved hjælp af overskrifter, efterfulgt af et kolon, så oplysningerne. For eksempel kan en cateringfirma oprette en faktura for cupcakes med denne information:
Faktura nr.: 4252015-1 Bestilte varer: Cupcakes Enhedspris: $ 2.50 Antal enheder: 144 Totalpris: $ 360 Skat (ved 7%): $ 25.20 I alt Due: $ 385.20
