Når din virksomhed inviteres til at svare på en anmodning om forslag, inviterer en potentiel kunde dig til at indgive et formelt svar, der angiver, hvordan du vil opfylde en kontrakt. Selvom potentielle tilbudsgivere ofte ikke er forpligtet til officielt at afvise sådanne invitationer, bør du altid kommunikere dine hensigter skriftligt såvel som gennem uofficielle kanaler.
At byde eller ikke byde på
Før en virksomhed beslutter at afvise en RFP, er en intern anmeldelse af RFP et forsigtigt skridt. Praktiske interne grunde til at falde omfatter projektpriser, planlægning og manglende ekspertise vedrørende de ønskede tjenester eller produkter. Men din virksomheds eksterne årsager til faldende bør angives diplomatisk - muligheden for et fremtidigt forretningsforhold bør aldrig overses.
Passende officielle og uofficielle svar
Hver RFP-proces kan have unikke krav til, hvordan man officielt afviser et forslagsindlæg. For eksempel indeholder nogle RFP'er en specifik dato for "ingen bud" - i sådanne tilfælde bør du gøre alt for at formidle din hensigt om at afvise at deltage i forslagsprocessen inden for den dato, der er fastsat i RFP. Dette er et særligt vigtigt skridt til at håndtere ordentligt, hvis du oprindeligt bad om, at din virksomhed skal medtages i RFP-processen.
RFP skal indeholde en fortegnelse over personer, som du skal kontakte om faldende en RFP, og du bør underrette en eller flere af disse personer pr. Post. Uformelle kommunikationsmetoder som telefon og email er også tilrådelige. For at øge fremtidige forretningsmuligheder bør du forsøge at sige nej yndefuldt - undertiden omtalt som at sige "nej" til opgaven, mens du siger "ja" til personen. Dette er en smart tilgang til at tage, når du falder en RFP.
