Selvom ordene vedhæftning og indkapsling ofte anvendes sammenhængende i forretningsbrev, repræsenterer de forskellige metoder til at inkludere elementer. I den strengeste forstand anses en vedhæftning for at være en del af brevet, mens et kabinet behandles som et særskilt dokument. For nogle organisationer, som f.eks. Regeringen, er brugen af hver enkelt afgrænset af korrespondancen sendt, mens for andre er brug acceptabel.
Tilføjelse af et bilag
En vedhæftet fil er et dokument, der er en del af virksomhedsbrevet. Det tilføjer eller beskriver yderligere oplysningerne i brevet. Nogle eksempler omfatter et regneark, der giver en visuel forklaring på finansiel fakturering eller prognoser, et diagram der giver en grafisk oversigt over forretningstendenser eller et budget. Når du sender en vedhæftning, skal du medtage ordet "Vedhæftning" nederst på venstre side af brevet med et halvt kolon og nummeret på vedhæftet fil. Du bør også nævne i brevets krop, at et emne er vedlagt (eller flere elementer er vedhæftet), der forbedrer eller yderligere forklarer oplysninger i brevet.
Herunder et kabinet
Et kabinet er et dokument, der er tilføjet til forretningsbrevet. Det kan stå alene som sit eget dokument og kræver ikke forretningsbrevet at forklare, hvad dokumentet er eller hvordan det skal tolkes. Når du sender et bilag i et forretningsbrev, skal du skrive bogstaverne "Enc" med et halvt kolon eller skrive ordet "Enclosure" nederst på brevet på venstre side. Derefter sætte navnet på dokumentet. Dette advarer læseren om, at et andet dokument er inkluderet i korrespondancen. Et eksempel på et dokument, der er egnet til et kabinet, er et CV medfølger med et brevbrev. CV'et er adskilt fra brevet og står let alene.
Vedhæftede filer i Email
I nogle situationer er der ingen metode til at skelne mellem en vedhæftning og et kabinet. En af disse situationer opstår, når du sender et forretningsbrev via e-mail. Fordi der ikke er angivet nogen indkapslingsmulighed, og e-mail er en form for elektronisk transmission, bliver alle dokumenter sendt via e-mail en vedhæftet fil. Vedhæftet fil tilføjes til e-mailen som en downloadbar genstand, der sendes med kroppen af e-mailen.
Forbundsregering Anvendelse
Der kan være regler for brug af vedhæftede filer og kabinetter i visse føderale regerings filialer. For eksempel beskriver U.S. Geological Survey i deres korrespondancehåndbog hvordan man håndterer en vedhæftning og et kabinet, når de sender korrespondance til dem. Ifølge deres håndbog sender du et emne som en vedhæftning, når korrespondancen er et notat, mens hvis det er et brev, skal du bruge ordboksen til yderligere dokumenter. I begge tilfælde skal du skrive "Enclosure" eller "Attachment" to linjer under signaturblokken. Ved at gøre dette fortæller læseren at kigge efter kabinettet eller vedhæftningerne. Hvis de mangler, bede om at få dem sendt, fordi de skulle sendes med brevet eller notatet.
Hvis der er mere end en vedhæftning eller kabinet, angiver du hvor mange som "2 Vedhæftninger" eller "3 Vedhæftede filer." Hvis enten ikke er identificeret i teksten, skal du bruge et kolon efter ordet, efterfulgt af dokumentets titel eller forklaring på næste linje. For eksempel: "Vedhæftning:" (næste linje) indrykker to mellemrum og tilføjer "Genoptag af John Q. Adams" uden at slutte tegnsætning. Når der er flere bilag eller vedhæftede filer, der ikke er nævnt i teksten, titler eller beskriver hver på en separat linje. For eksempel: 2 Vedhæftede filer: (næste linje) indrykker to mellemrum og type: "Genoptag af John Q. Adams" (næste linje) indrykker to mellemrum og type: Liste over præmier og præstationer "uden afslutning af tegnsætning.
