Kontraktsforvaltning er administrationen af en juridisk bindende aftale mellem to eller flere parter. Kontraktslederen udvikler kontraktdokumentet fra en skriftlig anmodning om tilbud, leverandørresponser og forhandlinger med tilbudsgivere. Efter kontraktens indgåelse er kontraktlederens opgave at sikre overholdelse af, hvad der er skrevet i kontrakten. En klar, omfattende og eksigibel kontrakt er afgørende for at kunne afhjælpe eventuelle problemer, der opstår under udførelsen af kontrakten, herunder de fælles kontraktforvaltningsudfordringer, som diskuteres i denne artikel.
Arbejde er ikke det, der forventes
Den bedste måde at undgå udfordringen med at arbejde ikke er, hvad der forventes, er at klart definere dine forventninger i din kontrakt. Erhvervskrav er normalt dokumenteret i en erklæring om arbejde. Involver personer på alle niveauer i virksomheden med at opstille krav og skrive arbejdserklæringen, herunder slutbrugerne. Brug ikke jargon. Definer alle forretningsvilkår og akronymer.
Budget eller tidslinje er overskredet
I din kontrakt definerer du projektets omfang klart. Sørg for, at det forhandlede budget og tidslinjen er realistiske. Opret en metode til at spore budget og tidslinje for at sikre, at du er på mål. På den måde kan du overvåge budget og tidslinje hele tiden igennem projektet.
Mangel på ressourcer med de rigtige færdigheder
Det er vigtigt at navngive et projektteam på begge sider af kontrakten, der har beføjelse til at udføre arbejdet. En organisationsplan skal indgå som en del af kontraktens krav. I kontrakten definerer titler, om ikke enkeltpersoner, at arbejde på projektet og statslige færdigheder eller certificeringer, der måtte være nødvendige. Organisationsplanen vil udvide sig herom, herunder et organisationsoversigt over alle projektteammedlemmer.
Projektstatus er ukendt
Angiv i kontrakten, at en kommunikationsplan vil blive sat på plads. Denne plan skal omfatte, hvad der kræves med hensyn til statusopdateringer og rutinemøder, samt adressere, hvordan kommunikationen vil ske med andre dele af organisationen, især dem, der arbejder med afhængige projekter.
Ændring forekommer
Opbygningen af kontrakten for at sikre, at risici identificeres og gennemgås ugentligt af holdet, er den bedste måde at forberede sig på forandring. Kontrakten skal indeholde krav til vurdering af risiko og identificere løsninger til at mindske risikoen. Derudover bør en formel ændringskontrolproces indgå i din kontrakt.
Betaling er bestridt
Definer metoder og processer i din kontrakt for at belønne / straffe baseret på overholdelse af kontrakten. Definer metoder til måling af fremskridt. Angiv nøjagtige accept kriterier. Denne klarhed i kontrakten sikrer, at begge parter forstår, hvad der forventes for accept og betaling.
