Et organisationssystem er ganske enkelt, hvordan et firma er oprettet. En god organisationsstruktur fortæller både et hierarki og strømmen af kommunikation i et firma. Det er vigtigt for enhver virksomhed, uanset størrelse, at gennemføre et organisationssystem. Der er mange fordele ved at have en veldefineret organisationsstruktur, herunder forbedret effektivitet, produktivitet og beslutningstagning. Hver struktur har sine styrker og svagheder. I sidste ende afhænger disse fordele og ulemper af den type virksomhed du driver, din branche, størrelsen af din organisation og andre faktorer. Det er vigtigt at overveje enhver form for organisationssystem, før du beslutter dig for, hvad der passer til din virksomhed.
Hvad er organisatoriske systemer?
Et organisationssystem er strukturen af, hvordan en organisation er oprettet. Denne struktur definerer, hvordan hver division af en virksomhed er oprettet, hierarkiet af hvem rapporterer til hvem og hvordan kommunikationen flyder gennem hele organisationen. Brækket ned endnu en organisatorisk struktur definerer, hvordan hver rolle i en organisation fungerer. Med en veldefineret organisationsstruktur på plads, ved alle medarbejdere hvad der forventes af dem og til hvem de rapporterer. Virksomhedsejere bør tænke længe og hårdt på hvilket system at vælge, da hver organisation har unikke behov. En organisationsstruktur, som passer til et firma, vil ikke være rigtigt for en anden.
Eksempler på organisationssystemer i erhvervslivet
Der er fire hovedtyper af organisatoriske strukturer: funktionel, division, matrix og flad. Hvert system har unikke funktioner.
Funktionel organisationsstruktur: En funktionel organisationsstruktur er et traditionelt hierarki. Mange virksomheder, især større virksomheder, følger den funktionelle struktur. Dette system har flere specialiserede divisioner som marketing, økonomi, salg, menneskelige ressourcer og operationer. Derefter har en ledende leder tilsyn med alle specialiserede divisioner. Rapporteringsflowet er klart. Hver medarbejder rapporterer til deres ledende, herunder divisionschef, der rapporterer til ledelsen. Overordnet ledelse overvåger hele strukturen. Fordi virksomheden forbliver opdelt i specialiserede divisioner, har medarbejderne tendens til at blive specialiserede også. Dette giver en klar vej til fremme og vækst. Men divisionerne kan have problemer med at kommunikere med hinanden. Fordi alle afdelinger rapporterer opad, er der lidt horisontal kommunikation mellem dem, hvilket giver lidt plads til holistisk, helhedstænkning, undtagen på øverste ledelsesniveau. Dette gør det funktionelle organisationssystem langsomt tilpasning til forandring.
Afdelingsstruktur: En division organisationsstruktur opdeler virksomheden op i hold baseret på de projekter, medarbejderne arbejder på. Dette system omfatter mange forskellige typer teams, herunder juridiske, PR, forskning og forretningsudvikling. Endvidere oprettes teams omkring specifikke projekter. For eksempel kan et farmaceutisk firma have separate hold dedikeret til hver medicin, de fremstiller. Hvert projektteam har en direktør eller vicepræsident og udøver en vis grad af autonomi i organisationen. Afdelingsstrukturen gør det muligt for medarbejderne at blive dybt bekendt med deres teams arbejde. Men divisioner er ofte uvidende om, hvad andre hold gør, og kommuniserer ikke med hinanden. Medarbejdere kan muligvis ikke arbejde effektivt på tværs af divisioner, når det er nødvendigt. I sidste ende kan dette system være udfordrende at styre på grund af dets udbredte struktur.
Matrix organisationsstruktur: Et matrix system er et kryds mellem en funktionel struktur og en division struktur. Fra et fugleperspektiv er virksomheden etableret i en funktionel struktur med et traditionelt hierarki og specialiserede divisioner. Men når du kigger på disse divisioner tæt på hinanden, er de hver især oprettet i en divisionel organisationsstruktur. Det betyder, at de er opdelt i projekter og mindre hold. Matrix typen af organisationsstruktur er ret kompleks og kræver en masse planlægning, for ikke at nævne stærke kommunikationssystemer i hele organisationen. Men når matrixstrukturen virker godt, elimineres det mange af de problemer, der kommer op med divisions- eller funktionelle organisationer. Kommunikation kan rejse til de rigtige mennesker, hvilket øger produktiviteten og holistisk tænkning. Derudover udsættes medarbejderne for andre afdelinger og projekter og fremmer tværsamarbejde. På downside kan matrixstrukturen hurtigt forvirre medarbejderne, når der er for mange ledere, og det er ikke klart, hvem der skal rapportere til.
Flad organisationsstruktur: Flad organisationsstruktur flader meget af hierarkiet og giver medarbejderne mere autonomi over deres arbejde. Ofte er flade organisationer opdelt i midlertidige hold, selv om de normalt ikke har formelle strukturer. Der er stadig nogle top-down-dynamikker i et fladt system. Ofte er der i det mindste nogle ledende ledere, der styrer skibet. Men dette system er baseret på at forstyrre de traditionelle hierarkiske strukturer af virksomheder. Mange startups og tech virksomheder har tendens til en flad organisation, da det tilskynder til innovation og medarbejder input. Tanken er, at når medarbejderne ikke tampes ned ved bureaukrati, vil de tænke frit og skabe friske, rentable ideer. Dette øger kommunikationen på tværs af hold og eliminerer nogle af de kommunikationsproblemer, der kan opstå, når meddelelser rejser en top-down-struktur. Desværre er et fladt system vanskeligt at opretholde som et firma vokser, og behovet for mere strukturerede kommunikationssystemer kommer i spil. Desuden kan medarbejdere i en flad organisation blive overvældet med at lave for mange forskellige opgaver og har ikke meget plads til at vokse eller blive forfremmet.
Hvorfor virksomheder har brug for organisationssystemer
Organisationssystemer er vigtige for virksomheder af enhver størrelse. At have en solid, veldefineret struktur på plads sletter forvirring og fastsætter simple processer for medarbejdere at følge. Hver arbejdstager skal vide præcis, hvem de rapporterer til. Uden en slags hierarki eller struktur på plads kan en arbejdsplads blive kaotisk. Medarbejdere må ikke forstå hvem der er ansvarlig for hvad der forårsager vigtige ting at falde gennem revnerne. En solid organisationsstruktur strømlines et firma og holder alle på samme side.
Et organisationssystem sætter hver person på deres rette sted, der er i stand til at bidrage med deres del til virksomheden. At have et system forbedrer den samlede effektivitet, øger produktiviteten og giver klarhed til alle i organisationen. Hver afdeling kan fungere bedre, når roller er klart defineret og målene deles. Desuden kan det rette organisationssystem forbedre beslutningstagningen, da information strømmer gennem hele organisationen. Overordnede ledere kan indsamle oplysninger fra alle divisioner, hvilket giver dem større indsigt i hele virksomhedens drift.
Et solidt organisationssystem eliminerer mange forretningsproblemer, herunder overlapning af arbejde og konflikter mellem stillinger. Hvis en virksomhed har været gennemtænkt, har hver medarbejder en særskilt rolle, og roller overlapper ikke hinanden. Der er ingen "runaround", hvor ingen er sikre på, hvem der er ansvarlig for en bestemt opgave eller et projekt. På grund af dette øges samarbejdet, og medarbejderne føler en følelse af stolthed i deres arbejde. Arbejdstagere undgår frustrationen af at have stadig skiftende roller og målstillinger. De kan fokusere på, hvad de gør bedst.
At vælge det rigtige organisationssystem kan tage din forretning til det næste niveau. Hvis din virksomhed f.eks. Er produktbaseret, vil en matrix eller divisionsstruktur sandsynligvis være ideel. Det drejer sig om projektbaserede strukturer, der fokuserer på specialiserede hold. Små startups kan på den anden side overveje en flad struktur, der gør det muligt for alle medarbejdere at bidrage med deres kompetencer og ekspertise uden at hierarkiet forstyrrer.
Eksempler på virksomheder med organisationssystemer
Eksempler på det funktionelle system: Funktionelle organisationssystemer er historisk blevet brugt af militæret, universiteterne og de offentlige enheder. I årenes løb er funktionelle hierarkier blevet mindre populære, og mange organisationer har flyttet væk fra dem. Men de er stadig i brug af visse virksomheder. Et eksempel på hvordan denne type organisationssystem kan bruges, er i en traditionel fabriksindstilling. Fabrikschefen fører tilsyn med de forskellige divisioner af fabrikken, som hver især er specialiserede. Hver afdeling har sin egen leder, som alle rapporterer direkte til den tilsynsførende fabrikschef. Et andet eksempel kan være en butik. En butikschef fører tilsyn med operationerne fra toppen af pyramiden. Nedenfor er forskellige afdelinger. Måske er der en til lager, en til kundeservice og en til markedsføring og kampagner. Hver har sin egen vejleder, og alle rapporterer til general manager.
Eksempler på divisionssystemet: Afdelingssystemer er populære hos store multinationale selskaber. For eksempel har Johnson & Johnson en divisionsstruktur. Hvert af Johnson & Johnsons brands fungerer som sit eget firma med egen ledelse og intern struktur. Alle disse mærker rapporterer til moderselskabet. Et andet eksempel på en divisionel organisationsstruktur er General Electric. Den administrerende direktør sidder øverst, og ud over det er virksomheden opdelt i forskellige grupper. Der er nogle operationelle grupper, som for økonomi, juridisk, PR og global forskning. Nogle hold er afsat til specifikke projekter, herunder luftfart, energi, sundhedspleje og meget mere.
Eksempler på matrixsystemet: Et matrix organisationssystem er komplekst og derfor primært vedtaget af store, veletablerede virksomheder. Et kendt eksempel på et matrix firma er Starbucks. Verdens største kaffeselskab bruger en funktionel struktur til at splitte sin virksomhed op i divisioner, herunder HR, finansiering og marketing. Disse afdelinger er placeret på brandets hovedkontor og rapporterer til de øverste ledelsesniveauer. HR-afdelingen skaber for eksempel politikker, der påvirker alle Starbucks steder over hele linjen. Dernæst har Starbucks separate divisioner for hver geografisk region. Disse regioner omfatter Amerika, Kina og Asien-Stillehavet, Europa, Mellemøsten, Rusland og Afrika. Americas-regionen, som er den mest populære for virksomheden, er yderligere opdelt i fire mindre divisioner. Starbucks har også produktbaserede divisioner. For eksempel er der en division for varer som Starbucks krus og en anden til bagværk. På de lavere niveauer af organisationen har Starbucks hold af medarbejdere, især på butiksniveau. Denne komplekse matrixstruktur tjener kaffegigantbrønden, så virksomheden har succes med at betjene tusindvis af butikker over hele landet.
Eksempler på det flade system: Flad systemer er populære blandt startups og tech virksomheder. Et kendt eksempel på det flade system er Zappos. I 2013 annoncerede den massive skoforeningens administrerende direktør en ny ledelsesstruktur kaldet holacracy, en opsætning for at tilskynde til samarbejde ved at eliminere arbejdspladshierarkiet. Virksomheden forbød manager titler. Det ville ikke længere have jobtitler, og der ville ikke være nogen chefer. Hver medarbejder ville være ansvarlig for deres eget arbejde. Virksomheden håbede at gnistre innovation og skabelse ved at fjerne det bureaukrati, der er involveret i hierarki og beslutningstagning. Men Zappos kæmper for at holde driften virkelig flad.
Dette er en kamp for mange store virksomheder, der gennemfører en flad struktur. Mange startups har talt om vanskeligheden ved at opretholde en flad organisationsstruktur, når man oplever eksponentiel vækst. Undersøgelser finder, at medarbejdere finder hierarkiske strukturer trøstende og praktiske. Så en flad organisationsstruktur er måske en god mulighed for en virksomhed, der er i sine tidlige stadier, for at stimulere innovation og vækst. Men de fleste større virksomheder flytter væk fra et fladt system, da det kan blive besværligt at styre over tid.
