Når et byggeprojekt er sat ud for at byde, søger ejeren en ansvarlig, kvalificeret entreprenør til at udføre arbejdet til en rimelig pris. Budprocessen sikrer, at potentielle tilbudsgivere arbejder med de samme oplysninger, hvilket fører til evnen til at sammenligne ikke kun priser, men buddets grundhed.
Chancerne for et vellykket projektudfald øges kraftigt, når ejeren udarbejder komplette, faktuelle oplysninger for tilbudsgivere. Disse oplysninger kaldes en budpakke eller buddokumenter. Disse dokumenter omfatter projektplaner, specifikationer, mængdelister, tidsplanoplysninger og data om noget specifikt udstyr eller produkter, der skal anvendes. Relevant information om forholdene er også inkluderet. En kopi af kontrakten, der skal underskrives, er ofte en del af pakken for at give tilbudsvirksomheder tid til at gennemgå det. Buddokumenterne, samlet set, bliver typisk en del af den succesfulde budgivers kontrakt. Budmængder og enhedspriser styrer, hvor mange penge der skal udbetales i løbet af projektets levetid.
Offentlige bud eller dem med et agentur eller en statslig ejer følger forskellige regler end private bud. De skal annonceres på forhånd, og de tillader kvalificerede entreprenører at byde, hvis de vælger at. Private ejere kan vælge at begrænse processen til entreprenører, de har valgt som tilbudsgivere.
Når budgiverne modtager budpakkerne, skærper de deres blyanter eller fyrer deres estimeringssoftware, og bestemmer materialeomkostninger og tilgængelighed, arbejdskraft og udstyr, der skal bruges, arbejdets rækkefølge og planlægningskrav. Problemer opstår engang, da de overvejer et projekt. Et eksempel ville være at finde ud af, at en vigtig komponent har en lang ledetid for levering, der vil være i konflikt med ejerens ønskede byggeplan. Et andet typisk problem opstår, når ejerleverede mængder ikke svarer til mængderne, da budgiveren har vurderet dem. Spørgsmål behandles ved at anmode om præciseringer fra ejeren. En ansvarlig ejer vil både besvare disse spørgsmål og dele nye eller opdaterede oplysninger med alle tilbudsgiverne.
Webstedbesøg arrangeres ofte for at give entreprenører mulighed for at identificere potentielle problemer, der kan være dyre, som adgangsproblemer eller konflikter med eksisterende strukturer eller forbedringer.
Når buddoen ankommer, kan offentlige myndigheder muligvis ikke åbne bud offentligt. Nogle agenturer bemyndiger, at budet tildeles den lavest responderende budgiver. Dette er undertiden problematisk, fordi den lave budgiver måske har lavet en fejl eller på anden måde fejlberegnet projektets sande pris, hvilket kan medføre skæring af hjørner eller ubestemt arbejde under opførelsen. Private ejere har typisk ikke offentlige budåbninger. De har stor skønsbeføjelse til at anvende andre kriterier end prisen for udvælgelse af en entreprenør. En entreprenør kan have en højere pris, men kan have identificeret planlægningseffektivitet for eksempel at bringe projektet online hurtigere.
Uanset hvilken proces der følges, offentlig eller privat, vurderes budene for fuldstændighed. En entreprenør, der har udelukket noget af arbejdet, kan for eksempel betragtes som "ikke responsivt", og det bud kan afvises. Oplysninger, der blev anmodet om, men som ikke blev leveret, måske med hensyn til forsikring eller en liste over tidligere projekter, kan også være begrundelse for at afvise et bud. Entreprenører skal være meget omhyggelige med at inkludere alle ønskede dokumenter.
I slutningen af en vellykket budproces giver budene projektdeltagere objektive, æbler-til-æbler kriterier for at vælge den bedste entreprenør for arbejdet.
