Arbejdstidsskemaer er afgørende for optagelse af løn, forfaldstidspunkter og medarbejderfravær. Mange arbejdsgivere gemmer deres medarbejders tid og lønningsposter som en sikkerhedskopi til deres lønningsprocesmetode. Historiske optegnelser er nyttige, hvis du er nødt til at kontrollere medarbejdernes løn, skattefradrag og lønsum. Dog fastsætter føderale love, hvor længe arbejdsgiverne skal opretholde en ansættelseskort, som omfatter den periode, hvor arbejdsgiverne også skal holde tidsregistreringer. Ifølge føderale love bør arbejdsgivere holde tidsplaner i mindst to år.
Beskæftigelsesregistre indeholder oplysninger om medarbejderens jobopgaver, præstationer, disciplin eller korrigerende handlinger samt eventuelle kontrakter eller aftaler, som f.eks. En kollektiv overenskomst eller ansættelseskontrakt. Kompensationsoplysninger er også en del af en medarbejders rekord, sammen med tidsregistre, der generelt indeholder personlige oplysninger som medarbejderens sociale sikringsnummer, lønrate, fritaget eller ikke-eksplicit klassifikation, ferie eller betalt fratrædelsesfrekvens og i nogle tilfælde overarbejde eller differentieret løn sats.
Tidsskemaer er beskæftigelsesrekord
Afhængigt af en arbejdsgivernes optagelsespraksis er tidsskemaer en del af ansættelseskortet eller opbevaret separat som lønningsregistre. På samme måde betragtes tidsregistre og tidsskemaer som en ansættelseskort og er derfor underlagt visse love, der pålægger arbejdsgivernes registreringsforpligtelser.
Fair Labor Standards Act
Arbejdsgivere, der er omfattet af Fair Labor Standards Act, skal følge reglerne for minimumsløn, overarbejde, fritagelse og ikke-eksplosiv klassifikation og registrering af alt vedrørende medarbejdernes løn. FLSA kræver ikke et specifikt format til opretholdelse af medarbejderblad, men agenturet kræver, at arbejdsgiverne opretholder visse detaljerede oplysninger om ikke-eksploderet medarbejdertid og løn.
Optagelsesbevarelse
Optagelsestilstand for lønpostopgørelser og fagforeningsaftaler er tre år. For tidsskemaer og optegnelser indeholdende specifikke oplysninger som arbejdsdage, fradrag, tilbageholdenhed og andre detaljer er kravet to år. Bedste praksis for menneskelige ressourcer vil sandsynligvis anbefale at opretholde alle optegnelser vedrørende løn og kompensation i tre år, fordi der er betydelig overlapning mellem optegnelser, som arbejdsgiverne skal beholde i to år og registrerer, at arbejdsgiverne skal holde i tre år.
Der er særskilte krav til de typer registre, som arbejdsgiverne skal opretholde for fritagne arbejdstagere. Det er dog i arbejdsgivernes bedste interesse at opbevare arkiver på samme måde og i lige tid. Gør det så godt for arbejdsgiverne, hvis der opstår spørgsmål relateret til sammenligninger mellem fritagede og ikke-fritagede arbejdstagere. Når arbejdsgivere holder fritagede medarbejderposter baseret på en helt anden proces end ikke-eksplicit medarbejdere, er det svært at retfærdiggøre HR-praksis vedrørende fritaget vs ikke-betalte løn, hvis registre ikke opretholdes på en ensartet måde i samme tidsrum.
EEOC Recordkeeping Regler
Den føderale regering gør det nemt for arbejdsgiverne at finde ud af, hvad de behøver for at beholde og i hvor lang tid ved at etablere lignende registre for registrering af tværsagenturer. US Equal Employment Opportunity Commission håndhæver antidiskriminationslovgivning og som en del af dens fuldbyrdelsesmyndighed kræver det, at arbejdsgiverne opretholder løn og andre beskæftigelsesregistre i tre år. Faktisk siger EEOC at optegnelser, der kunne blive en del af et krav i henhold til ligelønnen, bør opbevares i mindst tre år. Beskæftigelsesregistre, herunder tidsregistreringer, der er en del af et officielt ansvar for diskrimination, skal bevares indtil den endelige beslutning.
